Responsable de la gestion administrative du personnel

Métier
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Définition
Coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires
Autres appellations
Chef ou cheffe de service carrière et paie
Responsable carrière et paie
Correspondances avec les autres répertoires
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Mutations de l'environnement territorial et recomposition des administrations territoriales (fusions, mutualisations, communes nouvelles, etc.)
Évolution réglementaire du statut des agents territoriaux (carrière, retraite, rémunération, etc.)
Évolutions organisationnelles et managériales
Dématérialisation des dossiers individuels et des procédures RH
Mutualisation des services RH
Évolution des organisations : impact de la transition numérique, coopération en mode projets, organisation matricielle, télétravail, etc.
Évolution de l'employabilité et de la gestion par les compétences
Développement de la gestion des contractuels de droit public et des personnels de droit privé
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune, département, région, structure intercommunale, centre de gestion
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à la direction des ressources humaines
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau
Horaires réguliers
Échéances régulières pour la paie
Relations fonctionnelles
Relations avec les différents services des ressources humaines
Interface auprès du personnel
Information et conseil auprès des encadrantes et encadrants, et des agents
Relations avec les partenaires extérieurs (préfecture, centre de gestion, trésorerie, etc.)
Relations avec les partenaires sociaux et les élues et élus siégeant dans les instances paritaires
Spécialisations
En fonction de la segmentation des activités : gestion de la paie, gestion de la carrière, protection sociale
Gestion des non titulaires
Responsable du personnel
Cadres d’emplois indicatifs
Attachées et attachés territoriaux (Catégorie A, fillière administrative )
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Gestion des carrières
Gestion de la paie
Gestion administrative du temps de travail
Organisation et suivi des commissions administratives paritaires
Gestion de la procédure disciplinaire

Compétences associées

Savoir-faire
Gestion des carrières
Proposer et mettre en œuvre des dispositifs de déroulement de carrière, dans le respect des règles statutaires et des normes juridiques
Contrôler l'application des statuts et des procédures internes de fonctionnement
Concevoir et contrôler les actes administratifs (positions administratives, promotions, cessations de fonction, contrats, retraites, etc.)
Élaborer des actes administratifs complexes
Piloter et mettre en œuvre les procédures collectives (notation, évaluation) liées à la carrière
Assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des services
Préparer les éléments nécessaires à l'argumentation des dossiers de contentieux du personnel
Organiser la constitution, la mise à jour, l'archivage et la consultation des dossiers individuels des agents
Gestion de la paie
Structurer les échéanciers de paie et en garantir la bonne exécution
Contrôler les opérations de paie
Être garant de l'application du régime indemnitaire et proposer les évolutions nécessaires
Mettre en œuvre la politique sociale
Être l'interlocuteur de la trésorerie
Concevoir et participer à l'analyse des indicateurs des tableaux de bord de suivi de la masse salariale
Participer à l'élaboration et au suivi de l'exécution budgétaire
Gestion administrative du temps de travail
Organiser, sécuriser et adapter les dispositions relatives au temps de travail
Définir les indicateurs de suivi de l'absentéisme et analyser les résultats
Assurer un conseil auprès des services en matière d'organisation du temps de travail
Organisation et suivi des commissions administratives paritaires
Préparer les dossiers pour les soumettre à l'avis des CAP et en assurer le secrétariat (rédiger les procès-verbaux et retours d'avis)
Dresser les tableaux d'avancement et les listes d'aptitude pour la promotion interne
Coordonner l'organisation des séances
Gestion de la procédure disciplinaire
Renseigner les services sur la procédure disciplinaire
Organiser la procédure contradictoire et veiller au respect des droits de la défense
Préparer les dossiers pour le conseil de discipline et en assurer le secrétariat
Contrôler les actes administratifs portant sanction à l'issue de la procédure
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Statut de la fonction publique
Textes réglementaires relatifs à la gestion du temps de travail et des absences
Enjeux de l'absentéisme au sein de la collectivité
Fonctionnement du contrôle de légalité
Culture de la collectivité en matière de discipline
SIRH module carrière/paie
Logiciel informatique de gestion du temps
Cadre réglementaire en matière de gestion des retraites
Droit syndical
Code du travail
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels
Notions fondamentales de la GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, etc.)
Politique salariale de la collectivité
Cadre juridique disciplinaire
Taux et assiettes des cotisations et contributions sociales
Réglementation portant sur la protection sociale
Statut de l'élu ou l'élue local (indemnité et imposition)
Cadre réglementaire concernant les CAP
Structures et fonctionnement syndical au niveau local
Savoirs généraux
Politique de la collectivité en matière de ressources humaines
Orientations de la collectivité en matière de gestion du temps de travail
Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
Partenaires en matière de gestion des retraites (CNRACL, régime général, Ircantec, etc.)
Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
Instances, processus et circuits de décision de la collectivité

Activités spécifiques

Chef ou cheffe de service carrière et paie
Responsable carrière et paie

Activités

Conseil, appui technique et organisationnel
Veille et observation sectorielle

Compétences associées

Conseil, appui technique et organisationnel
Savoir-faire
Analyser et formaliser la demande de conseil
Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
Savoirs
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Veille et observation sectorielle
Savoir-faire
Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
Analyser des informations et documents
Constituer et animer un réseau d'échange
Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Savoirs
Techniques d'animation de réseaux
Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
Méthodes de collecte et traitement de l'information
Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
Réseaux professionnels d'information
Publications professionnelles

Proximité entre métiers