La commission est composée de membres non permanents, son fonctionnement dépend de leur disponibilité. Chaque dossier fait l’objet d’une présentation individuelle, d’un débat et d’un vote de la commission : son ordre du jour n’est pas extensible à l’infini. La commission est compétente pour 18 concours. Il est vivement conseillé de la saisir en dehors des périodes d’inscription au concours.
1. Réception et enregistrement du dossier par le secrétariat
ATTENTION : tenir compte du délai qui court entre le dépôt du dossier et son enregistrement informatique. Un délai raisonnable de 4 à 10 jours en période normale de saisine peut facilement atteindre 6 à 10 semaines voir plus notamment lors de l’ouverture des concours et jusqu’aux épreuves écrites.
• une inscription par le biais d’internet sera opérationnelle à compter du premier semestre 2011 pour réduire ce délai, néanmoins il est vivement conseillé au candidat d’anticiper et de saisir la commission avant l’ouverture officielle du concours,
2. Analyse du contenu du dossier par le secrétariat
• Vérification de la pertinence des pièces fournies
• Recherches documentaires sur les diplômes présentés
• Constat des pièces manquantes à réclamer
• Etablissement de l’accusé de réception et demande de pièces: Estimation du délai moyen entre la demande des pièces et leur retour entre 2 et trois semaines.
L’instruction d’un dossier ne démarre pas à la date de son dépôt mais à la date où il est estimé suffisamment complet pour être affecté à un expert.
3. Affectation à des experts, dès le retour des pièces manquantes
Détermination d’une date d’expertise à compter de la réception des pièces manquantes : entre une et 4 semaines en fonction de la disponibilité des experts,
4. proposition d’avis de l’expert
• Favorable
• Défavorable
• Sursis à statuer pour demande d’informations complémentaires (renvoi à l’étape 2) ou proposition d’audition à la commission.
5. Etablissement d’un document de synthèse récapitulant les avis des experts par dossier
6. Affectation du dossier à une date de commission
Affectation à compter de la réunion des experts : délai de 2 jours à 4 semaines :
• La commission est limitée en termes de nombre de dossiers. Elle doit pouvoir examiner individuellement chaque dossier, lequel fait l’objet d’un rapport par expert, et d’un débat.
7. Passage en commission et prise de décision
• Favorable
• Défavorable
• Demande d’audition, dans cette hypothèse, le délai d’instruction est allongé car il est nécessaire de prévoir une date d’audition non seulement avec le candidat mais aussi en fonction de la disponibilité des experts (renvoi à l’étape 3)
8. Rédaction, signature et envoi de la décision
Délai minimum de 2 à 6 semaines après la date de commission en fonction du nombre de décisions à rédiger et de la disponibilité du président de commission.
Récapitulatif :
En période d’instruction normale : il faut compter à partir de la réception du dossier environ 12 à 16 semaines d’instruction si le dossier ne pose pas de difficultés particulières et hors demande d’audition.
En période d’affluence ce délai peut être multiplié par deux voir plus, d’où la nécessité de saisir la commission en dehors des périodes d’ouverture des concours.