Assistant ou assistante de gestion administrative
Métier
Définition
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Autres appellations
- Secrétaire
- Employé ou employée administratif
- Agent de gestion administrative
Correspondances avec les
autres répertoires
- Rome
- M1605 Assistanat technique et administratif
- M1602 Opérations administratives
- RIME
- FP2ADM04 Secretaire-assistante/secretaire-assistant
- FPH
- 45S20 Agent de gestion administrative
- 45S30 Secrétaire
Métiers à tronc commun
- A5B/05 - Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable
- A3/07 - Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines
Facteurs d'évolution
- Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
- Évolutions socio-économiques
- Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
- Évolutions techniques et technologiques
- Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
Types d’employeurs et
services d’affectation
- Région, département, structure intercommunale, commune
- Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
- Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité
Conditions d’exercice
- Conditions générales
- Travail en bureau
- Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Relations fonctionnelles
- Relations fréquentes avec le public
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service
Spécialisations
- En fonction du secteur d'activité du service d'affectation
Cadres d’emplois
indicatifs
- Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
- Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)
Activités
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Planification et suivi
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
-
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
-
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
-
Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Progiciels de gestion
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique
- Vocabulaire professionnel du service
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
-
Savoirs généraux
- Communication orale et écrite
Activités
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences associées
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
-
Savoir-faire
- S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
- Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
- Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
- Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
- Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
-
Savoirs
- Gestes et postures au travail
- Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
- Règles et consignes de sécurité
- Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels
- Assistant ou assistante de gestion administrative (Fiche RUSST) (pdf, 190.09 KB)
- Assistant ou assistante de gestion administrative (Fiche prospective) (pdf, 53.14 KB)
Proximité entre métiers