Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers
Nouveau
Métier
Définition
- Accompagne les usagers et/ou les services dans leurs démarches administratives. Met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité
Autres appellations
- Gestionnaire administratif
Correspondances avec les
autres répertoires
- Rome
- M1605 Assistanat technique et administratif
- FPH
- 45S20 Agent de gestion administrative
Métiers à tronc commun
- A2A/03 - Instructeur ou instructrice gestionnaire des marchés publics
- A8A/02 - Instructeur ou instructrice gestionnaire de fonds européens
- D1D/05 - Instructeur ou instructrice gestionnaire des autorisations d'urbanisme
Facteurs d'évolution
- Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Dématérialisation de la gestion et de l'accès au service public
- Prise en compte de l'environnement économique, des contraintes budgétaires et financières et de la nécessaire rationalisation des coûts
- Prise en compte de la demande croissante de transparence de la part des citoyens et prise en compte des obligations déontologiques, notamment en matière de prévention des atteintes à la probité
- Spécialisation et complexification de l'environnement juridique
- Évolutions organisationnelles et managériales
- Développement du management par projet et objectif, et des démarches qualité
- Évolutions techniques et technologiques
- E-administration : dématérialisation des procédures
Types d’employeurs et
services d’affectation
- Commune, département, région, structure intercommunale, établissement public
- Rattaché généralement à une direction fonctionnelle
Conditions d’exercice
- Conditions générales
- Travail en bureau, déplacements éventuels
- Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
- Disponibilité
- Devoir de réserve et sens du service public
Relations fonctionnelles
- Relations régulières avec l'ensemble des services
- Relations avec les usagers
- Relations occasionnelles avec les services de l'État
- Relations avec les prestataires
Moyens techniques
particuliers
- Logiciels et applicatifs d'instruction et de gestion
Spécialisations
- En fonction des procédures, des types d'instruction et de dossiers
Cadres d’emplois
indicatifs
- Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
- Techniciennes et techniciens territoriaux (Catégorie B, fillière technique )
Conditions d’accès
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Activités
- Information des usagers et des services
- Instruction administrative et technique des dossiers
- Suivi et gestion des dossiers
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Information des usagers et des services
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
-
Instruction administrative et technique des dossiers
- Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
- Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
- Notifier la décision au demandeur
-
Suivi et gestion des dossiers
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Effectuer un précontrôle de légalité
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
- Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
- Classer et archiver les dossiers
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Procédures de gestion et d'instruction administratives
- Normes juridiques
- Procédures de contrôle
- Tableaux de bord et indicateurs
- Droit administratif, procédures de recours et contentieux administratifs
- Actes et écrits administratifs
- Règles de classement et d'archivage
- Techniques et outils de planification
- Logiciels métiers
-
Savoirs généraux
- Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction
- Techniques d'accueil et d'écoute active
- Techniques rédactionnelles
- Techniques de régulation de conflit
- Communication orale et écrite
Activités
- Conseil, appui technique et organisationnel
- Veille et observation sectorielle
- Accueil et information des usagers
Compétences associées
- Conseil, appui technique et organisationnel
-
Savoir-faire
- Analyser et formaliser la demande de conseil
- Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
- Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
- Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
- Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
- Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
- Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
-
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
- Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
- Veille et observation sectorielle
-
Savoir-faire
- Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
- Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
- Analyser des informations et documents
- Constituer et animer un réseau d'échange
- Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
- Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
- Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
-
Savoirs
- Techniques d'animation de réseaux
- Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
- Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
- Méthodes de collecte et traitement de l'information
- Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
- Réseaux professionnels d'information
- Publications professionnelles
- Accueil et information des usagers
-
Savoir-faire
- Appliquer les consignes et procédures d'accueil physique et téléphonique
- Identifier la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
- Délivrer des documents et formulaires
- Diffuser une information auprès du public ou auprès d'une catégorie d'usagers
- Compléter les informations relatives à la demande d'un usager et recueillir les informations nécessaires au traitement de sa demande
- Signaler un besoin de médiation entre un usager et le/les services de la collectivité
- Accompagner un usager à l'utilisation du numérique et dans l'usage des services en ligne
- Prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence
- Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tension
- Sensibiliser les usagers au développement durable et à l'éco-responsabilité
-
Savoirs
- Droits et obligations des usagers
- Missions de service public de la collectivité
- Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
- Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
- Règles en vigueur en matière de transmission d'information aux usagers
- Techniques de régulation de conflit et de médiation
- Principe d'accueil des personnes en situation de handicap
Proximité entre métiers