Secrétaire de mairie
Métier
Définition
- Met en œuvre, sous les directives des élues et élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale. Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines
Correspondances avec les
autres répertoires
Facteurs d'évolution
- Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Développement des politiques publiques globales et transverses
- Poursuite du développement de l'intercommunalité et des logiques de coopération, création des communes nouvelles
- Réforme territoriale
- Dimension politique de la relation élu/fonctionnaire
- Prise en compte des nouvelles obligations déontologiques prévues dans la loi 2016-483 du 20 avril 2016
- Évolutions socio-économiques
- Modification de la demande sociale : individualisation, proximité
- Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
- Évolutions techniques et technologiques
- Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
Types d’employeurs et
services d’affectation
- Commune de moins de 3 500 habitants
- Rattaché directement au maire ou à la mairesse
Conditions d’exercice
- Conditions générales
- Travail en bureau, déplacements sur le territoire
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Devoir de réserve et sens du service public
Relations fonctionnelles
- Relations permanentes avec le public
- Échanges permanents d'informations avec le maire ou la mairesse et le conseil municipal
- Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
- Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Cadres d’emplois
indicatifs
- Secrétaires de mairie (Catégorie A, fillière administrative )
- Attachées et attachés territoriaux (Catégorie A, fillière administrative )
- Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
- Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Activités
- Assistance et conseil aux élues et élus
- Élaboration des documents administratifs et budgétaires
- Gestion des affaires générales
- Accueil et renseignement de la population
- Gestion des équipements municipaux
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Assistance et conseil aux élues et élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élues et élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- Bâtir une relation de confiance avec le maire ou la mairesse
- Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets
-
Élaboration des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Préparer et suivre l'exécution du budget
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
-
Gestion des affaires générales
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire ou de la mairesse, et les actes d'état civil
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
- Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
-
Accueil et renseignement de la population
- Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
- Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)
-
Gestion des équipements municipaux
- Planifier la gestion des locaux et des équipements
- Définir les besoins en matériels et équipements
- Évaluer le patrimoine et les risques
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
- Méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
- Procédures d'arbitrage budgétaire
- Cadre réglementaire de la délégation de service public
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil
- Règles d'urbanisme
- Techniques de gestion de conflits
- Réglementation des ERP
- Cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
-
Savoirs généraux
- Techniques de communication et de négociation
- Procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
- Techniques d'écoute active et de médiation
Activités spécifiques
- Gestion et suivi de dossiers spécifiques en direction du public (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires etc.)
Activités propres au Secrétaire de mairie
- Maîtrise d'œuvre de projets
- Management de proximité
- Gestion administrative des ressources humaines
- Contrôle de la qualité des services rendus
- Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences associées
- Maîtrise d'œuvre de projets
-
Savoir-faire
- Estimer le montant d'un projet, d'une opération
- Programmer et planifier la réalisation de projets ou d'opérations
- Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
- Coordonner et contrôler l'exécution des projets et opérations et engager des actions correctives
- Réceptionner et apprécier la conformité des réalisations
- Recueillir les attentes des partenaires et organiser la concertation
- Développer des logiques de coproduction de l'action publique
- Rechercher, négocier et contractualiser des partenariats financiers, juridiques et techniques
- Coordonner l'action de la collectivité avec celles des acteurs institutionnels partenaires
-
Savoirs
- Méthodes d'ingénierie de projets et de conduite d'opérations
- Réglementation de la maîtrise d'ouvrage publique
- Techniques et outils de planification
- Procédures administratives liées à la conception et à la mise en œuvre d'opérations et de programmes
- Méthodes et techniques et outils de recettage
- Ingénierie des partenariats (délégation de service public, partenariat public/privé¿)
- Logiques d'acteurs, principes et techniques de lobbying
- Méthodes et techniques de concertation et de négociation
- Cadre juridique et financier de la contractualisation entre acteurs
- Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
- Techniques d'animation de réseaux
- Management de proximité
-
Savoir-faire
- Organiser et planifier les activités de l'équipe
- Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
- Prioriser ou hiérarchiser les interventions, contrôler leur réalisation
- Réguler les relations conflictuelles et tensions au sein de l'équipe
- Coordonner des équipes et transmettre des consignes
- Organiser des réunions d'équipe
- Formuler des propositions dans le cadre du projet de service (organisation, missions, ressources)
- Conduire les entretiens professionnels annuels
- Rendre compte auprès de la hiérarchie
-
Savoirs
- Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
- Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
- Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
- Gestion administrative des ressources humaines
-
Savoir-faire
- Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
- Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
- Participer aux procédures de recrutement
- Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
- Gérer les plannings, congés et absences du personnel
-
Savoirs
- Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
- Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
- Plan de formation de la collectivité
- Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
- Contrôle de la qualité des services rendus
-
Savoir-faire
- Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation
- Réaliser des diagnostics et développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
- Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
- Participer à une démarche d'Agenda 21
- Contrôler l'exécution et la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les pièces du marché
- Établir des rapports et bilans d'activités
- Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
- Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
-
Savoirs
- Démarches et procédures de qualité et de certification
- Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
- Tableaux de bord et indicateurs
- Procédures de contrôle
- Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
-
Savoir-faire
- Participer à la politique de prévention de la collectivité
- Réaliser une évaluation sur les niveaux de risques professionnels et sur les RPS
- Proposer des solutions techniques et matérielles en conformité avec la réglementation HSST
- Développer des actions d'information, de formation et de prévention sur les risques professionnels et sur les RPS
- Contribuer à la réalisation et à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels
- Mettre en oeuvre les procédures relatives au non-respect des règles HSST et à la mise en conformité d'un équipement, d'un chantier, d'une situation de travail
-
Savoirs
- Règlementation et procédures en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail
- Méthodes et outils de la prévention
- Méthode d'évaluation des risques professionnels et des RPS, d'accidentologie
- Ergonomie, sécurité, hygiène
- Fonctionnement et attributions du CHSCT
- Secrétaire de mairie (Fiche RUSST) (pdf, 183.72 KB)
- Secrétaire de mairie (Fiche prospective) (pdf, 52.82 KB)
Proximité entre métiers