Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines
Métier
Définition
- Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Autres appellations
- Assistant ou assistante emploi-formation
- Assistant ou assistante carrières et paie
- Assistant ou assistante de gestion du personnel
- Gestionnaire carrière et paie
Correspondances avec les
autres répertoires
- Rome
- M1501 Assistanat en ressources humaines
- RIME
- FP2ADM04 Secretaire-assistante/secretaire-assistant
- FPH
- 45S20 Agent de gestion administrative
Métiers à tronc commun
- C1E/13 - Assistant ou assistante de gestion administrative
- A5B/05 - Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable
Facteurs d'évolution
- Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Législation et réglementation relatives au handicap, égalité femme/homme, discriminations
- Mutations de l'environnement territorial et recomposition des administrations territoriales (fusions, mutualisations, communes nouvelles, etc.)
- Évolution réglementaire du statut des agents territoriaux (carrière, retraite, rémunération, etc.)
- Évolutions socio-économiques
- Modification de la demande sociale : individualisation, information, réactivité, judiciarisation, principe de précaution
- Évolutions organisationnelles et managériales
- Évolution des organisations : impact de la transition numérique, coopération en mode projets, organisation matricielle, télétravail, etc.
- Évolution de l'employabilité et de la gestion par les compétences
- Évolutions techniques et technologiques
- Développement des nouvelles technologies et de la e-administration
Types d’employeurs et
services d’affectation
- Commune, département, région, structure intercommunale, centre de gestion
- Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
- Rattaché à la direction des ressources humaines
Conditions d’exercice
- Conditions générales
- Travail en bureau
- Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service
- Respect impératif de délais (paie)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille
Relations fonctionnelles
- Relations avec les différents services des ressources humaines
- Interface auprès du personnel
- Information et conseil auprès des encadrantes et encadrants, et des agents
- Relations régulières avec les autres services
- Relations éventuelles avec le comptable public
- Accueil éventuel d'agents des différents services de la collectivité
Spécialisations
- En fonction de la segmentation des activités : gestion de la paie, gestion de la carrière, protection sociale
Cadres d’emplois
indicatifs
- Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
- Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
- Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)
Activités en commun avec Assistant ou assistante de gestion administrative
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Planification et suivi
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
-
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
-
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
-
Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Progiciels de gestion
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique
- Vocabulaire professionnel du service
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
-
Savoirs généraux
- Communication orale et écrite
Activités propres au métier de Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines
- Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
- Gestion des emplois et développement des compétences
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
- Élaborer les tableaux et les listes d'aptitude pour les avancements et les changements de grade
- Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats, etc.)
- Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels
- Saisir les éléments de gestion administrative du personnel et de suivi de la masse salariale dans le SIRH
- Calculer et verser les allocations de chômage
- Préparer et instruire les dossiers retraites
- Participer à l'organisation des comités techniques
- Mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière
- Élaborer la N4DS (Nouvelle Déclaration 4 des Données Sociales unifiées)
- Gérer les dispositifs de prestations sociales
- Recueillir, agréger les données pour alimenter le bilan social et le rapport sur l'état de la collectivité
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
-
Gestion des emplois et développement des compétences
- Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement
- Saisir et gérer les contrats et les arrêtés
- Effectuer un premier niveau d'analyse de candidatures
- Gérer l'accueil de stagiaires extérieurs
- Gérer une « CVthèque »
- Participer aux dispositifs d'ingénierie des compétences (analyse de poste, système d'évaluation, etc.)
- Participer à l'organisation des CAP et CHSCT
- Assurer le suivi des obligations de formation
- Suivre et gérer les demandes de formation
- Gérer la programmation des actions de formation
- Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (inscription, convocations, présence, etc.)
- Recueillir et formaliser les bilans de formation
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Fichier du personnel et outils de gestion RH
- Règles d'absentéisme au sein de la collectivité
- Notions fondamentales sur les rubriques d'une fiche de paie
- Cadre juridique disciplinaire de la collectivité
- Notions fondamentales en GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences)
- Ressources documentaires en ressources humaines
- Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale
-
Savoirs généraux
- Organisation, critères et indicateurs d'un bilan social et du rapport sur l'état de la collectivité
- Méthodes d'élaboration des indicateurs et critères d'un bilan social
- Cadre réglementaire des retraites et organismes intervenants (CNRACL, régime général, IRCANTEC)
- Cadre réglementaire de la formation
- Offre des fournisseurs et prestataires
- Plan de formation
Activités en commun avec Assistant ou assistante de gestion administrative
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences associées
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
-
Savoir-faire
- S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
- Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
- Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
- Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
- Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
-
Savoirs
- Gestes et postures au travail
- Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
- Règles et consignes de sécurité
- Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels
- Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines (Fiche prospective) (pdf, 53.14 KB)
Proximité entre métiers