Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines

Métier
Définition
Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Autres appellations
Assistant ou assistante emploi-formation
Assistant ou assistante carrières et paie
Assistant ou assistante de gestion du personnel
Gestionnaire carrière et paie
Correspondances avec les autres répertoires
Métiers à tronc commun
C1E/13 - Assistant ou assistante de gestion administrative
A5B/05 - Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Législation et réglementation relatives au handicap, égalité femme/homme, discriminations
Mutations de l'environnement territorial et recomposition des administrations territoriales (fusions, mutualisations, communes nouvelles, etc.)
Évolution réglementaire du statut des agents territoriaux (carrière, retraite, rémunération, etc.)
Évolutions socio-économiques
Modification de la demande sociale : individualisation, information, réactivité, judiciarisation, principe de précaution
Évolutions organisationnelles et managériales
Évolution des organisations : impact de la transition numérique, coopération en mode projets, organisation matricielle, télétravail, etc.
Évolution de l'employabilité et de la gestion par les compétences
Évolutions techniques et technologiques
Développement des nouvelles technologies et de la e-administration
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune, département, région, structure intercommunale, centre de gestion
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à la direction des ressources humaines
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau
Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service
Respect impératif de délais (paie)
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille
Relations fonctionnelles
Relations avec les différents services des ressources humaines
Interface auprès du personnel
Information et conseil auprès des encadrantes et encadrants, et des agents
Relations régulières avec les autres services
Relations éventuelles avec le comptable public
Accueil éventuel d'agents des différents services de la collectivité
Spécialisations
En fonction de la segmentation des activités : gestion de la paie, gestion de la carrière, protection sociale
Cadres d’emplois indicatifs
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Activités en commun avec Assistant ou assistante de gestion administrative

Traitement des dossiers et saisie de documents
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi

Compétences associées

Savoir-faire
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Savoirs généraux
Communication orale et écrite

Activités propres au métier de Assistant ou assistante de gestion des ressources humaines

Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
Gestion des emplois et développement des compétences

Compétences associées

Savoir-faire
Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
Élaborer les tableaux et les listes d'aptitude pour les avancements et les changements de grade
Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats, etc.)
Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels
Saisir les éléments de gestion administrative du personnel et de suivi de la masse salariale dans le SIRH
Calculer et verser les allocations de chômage
Préparer et instruire les dossiers retraites
Participer à l'organisation des comités techniques
Mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière
Élaborer la N4DS (Nouvelle Déclaration 4 des Données Sociales unifiées)
Gérer les dispositifs de prestations sociales
Recueillir, agréger les données pour alimenter le bilan social et le rapport sur l'état de la collectivité
Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
Gestion des emplois et développement des compétences
Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement
Saisir et gérer les contrats et les arrêtés
Effectuer un premier niveau d'analyse de candidatures
Gérer l'accueil de stagiaires extérieurs
Gérer une « CVthèque »
Participer aux dispositifs d'ingénierie des compétences (analyse de poste, système d'évaluation, etc.)
Participer à l'organisation des CAP et CHSCT
Assurer le suivi des obligations de formation
Suivre et gérer les demandes de formation
Gérer la programmation des actions de formation
Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (inscription, convocations, présence, etc.)
Recueillir et formaliser les bilans de formation
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Fichier du personnel et outils de gestion RH
Règles d'absentéisme au sein de la collectivité
Notions fondamentales sur les rubriques d'une fiche de paie
Cadre juridique disciplinaire de la collectivité
Notions fondamentales en GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences)
Ressources documentaires en ressources humaines
Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale
Savoirs généraux
Organisation, critères et indicateurs d'un bilan social et du rapport sur l'état de la collectivité
Méthodes d'élaboration des indicateurs et critères d'un bilan social
Cadre réglementaire des retraites et organismes intervenants (CNRACL, régime général, IRCANTEC)
Cadre réglementaire de la formation
Offre des fournisseurs et prestataires
Plan de formation

Activités

Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences associées

Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Savoir-faire
S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
Savoirs
Gestes et postures au travail
Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
Règles et consignes de sécurité
Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels