Proximité entre métiers

Techniques
Traitement des dossiers et saisie de documents
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Rédiger des documents administratifs
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Enregistrer ou saisir des données informatiques
  • Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Photocopier et assembler des documents
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Synthétiser et présenter des informations
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Préparer les dossiers pour les instances
  • Identifier les sources de documentation
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
  • Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
  • Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
  • Contrôler l'authenticité des attestations fournies
  • Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
  • Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Établissement des dossiers de mariage
  • Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
  • Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
  • Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
  • Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
  • Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
  • Inscrire le mariage dans le registre
Tenue administrative des registres d'état civil
  • Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
  • Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
  • Rédiger des mentions et des courriers
Accueil physique et téléphonique du public
  • Recevoir et orienter les demandes
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
  • Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
  • Conseiller les usagers et agents sur les procédures
  • Rédiger des notes synthétiques
  • Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Accueil et renseignement du public
  • Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
  • Expliquer l'indivisibilité de la filiation
  • Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Transverses
Techniques
Activités relevant de l' Exécution et réalisation techniques
Planification et suivi
  • Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
  • Utiliser des logiciels et des progiciels
Transverses
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
    Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
    Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
    Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
    Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
  • Savoirs
    Gestes et postures au travail
    Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
    Règles et consignes de sécurité
    Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels