Proximité entre métiers

Activités proches

Techniques

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil

Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Signaler le caractère inopportun d'un prénom

Établissement des dossiers de mariage

Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre

Tenue administrative des registres d'état civil

Instruction administrative et technique des dossiers

Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
Consulter les autres services et recueillir leurs avis
Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
Rédiger des décisions ou des délibérations
Préparer les actes juridiques de la notification
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
Notifier la décision au demandeur

Suivi et gestion des dossiers

Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
Effectuer un précontrôle de légalité
Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
Classer et archiver les dossiers

Techniques

Activités relevant de l' Accueil et information des usagers

Accueil et renseignement du public

Activités relevant du Conseil, appui technique et organisationnel

Information des usagers et des services

Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande

Transverses

Conseil, appui technique et organisationnel

Savoir-faire

Analyser et formaliser la demande de conseil
Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
Savoirs

Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention

Veille et observation sectorielle

Accueil et information des usagers