Proximité entre métiers

Techniques
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Accueil et renseignement de la population
  • Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
  • Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)
Techniques
Activités relevant de l' Instruction des dossiers et application des procédures administratives
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Organisation et planification des réunions
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Activités relevant de l' Exécution et réalisation techniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités relevant du Conseil, appui technique et organisationnel
Suivi des projets et activités de la direction
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Activités relevant de l' Aide à la décision et mise en œuvre des orientations d'une politique publique
Assistance et conseil aux élues et élus
  • Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
  • Conseiller les élues et élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
  • Bâtir une relation de confiance avec le maire ou la mairesse
  • Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets
Activités relevant de la Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Élaboration des documents administratifs et budgétaires
  • Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
  • Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
  • Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs 
  • Préparer et suivre l'exécution du budget
  • Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
Gestion des affaires générales
  • Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire ou de la mairesse, et les actes d'état civil
  • Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
  • Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
Activités relevant de la Gestion technique du patrimoine, des équipements, des ERP
Gestion des équipements municipaux
  • Planifier la gestion des locaux et des équipements
  • Définir les besoins en matériels et équipements
  • Évaluer le patrimoine et les risques
Transverses
Instruction des dossiers et application des procédures administratives
  • Savoir-faire
    Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres
    Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
    Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
    Effectuer un pré-contrôle de légalité
    Établir et mettre en forme des documents administratifs
    Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
    Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
  • Savoirs
    Règles relatives à l'accès aux documents administratifs
    Techniques de renseignement des tableaux de bord
    Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
    Procédures de marchés publics
    Écrits professionnels
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
    Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
    Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
    Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
    Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
  • Savoirs
    Gestes et postures au travail
    Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
    Règles et consignes de sécurité
    Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels
Maîtrise d'œuvre de projets
  • Savoir-faire
    Estimer le montant d'un projet, d'une opération
    Programmer et planifier la réalisation de projets ou d'opérations
    Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
    Coordonner et contrôler l'exécution des projets et opérations et engager des actions correctives
    Réceptionner et apprécier la conformité des réalisations
    Recueillir les attentes des partenaires et organiser la concertation
    Développer des logiques de coproduction de l'action publique
    Rechercher, négocier et contractualiser des partenariats financiers, juridiques et techniques
    Coordonner l'action de la collectivité avec celles des acteurs institutionnels partenaires
  • Savoirs
    Méthodes d'ingénierie de projets et de conduite d'opérations
    Réglementation de la maîtrise d'ouvrage publique
    Techniques et outils de planification
    Procédures administratives liées à la conception et à la mise en œuvre d'opérations et de programmes
    Méthodes et techniques et outils de recettage
    Ingénierie des partenariats (délégation de service public, partenariat public/privé¿)
    Logiques d'acteurs, principes et techniques de lobbying
    Méthodes et techniques de concertation et de négociation
    Cadre juridique et financier de la contractualisation entre acteurs
    Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
    Techniques d'animation de réseaux
Management de proximité
  • Savoir-faire
    Organiser et planifier les activités de l'équipe
    Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
    Prioriser ou hiérarchiser les interventions, contrôler leur réalisation
    Réguler les relations conflictuelles et tensions au sein de l'équipe
    Coordonner des équipes et transmettre des consignes
    Organiser des réunions d'équipe
    Formuler des propositions dans le cadre du projet de service (organisation, missions, ressources)
    Conduire les entretiens professionnels annuels
    Rendre compte auprès de la hiérarchie
  • Savoirs
    Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
    Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
    Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
Gestion administrative des ressources humaines
  • Savoir-faire
    Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
    Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
    Participer aux procédures de recrutement
    Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
    Gérer les plannings, congés et absences du personnel
  • Savoirs
    Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
    Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
    Plan de formation de la collectivité
    Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
Contrôle de la qualité des services rendus
  • Savoir-faire
    Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation
    Réaliser des diagnostics et développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
    Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
    Participer à une démarche d'Agenda 21
    Contrôler l'exécution et la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les pièces du marché
    Établir des rapports et bilans d'activités
    Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
    Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
  • Savoirs
    Démarches et procédures de qualité et de certification
    Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
    Tableaux de bord et indicateurs
    Procédures de contrôle
Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    Participer à la politique de prévention de la collectivité
    Réaliser une évaluation sur les niveaux de risques professionnels et sur les RPS
    Proposer des solutions techniques et matérielles en conformité avec la réglementation HSST
    Développer des actions d'information, de formation et de prévention sur les risques professionnels et sur les RPS
    Contribuer à la réalisation et à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels
    Mettre en oeuvre les procédures relatives au non-respect des règles HSST et à la mise en conformité d'un équipement, d'un chantier, d'une situation de travail
  • Savoirs
    Règlementation et procédures en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail
    Méthodes et outils de la prévention
    Méthode d'évaluation des risques professionnels et des RPS, d'accidentologie
    Ergonomie, sécurité, hygiène
    Fonctionnement et attributions du CHSCT