Proximité entre métiers

Techniques
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Organisation et planification des réunions
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
  • Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
  • Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
  • Contrôler l'authenticité des attestations fournies
  • Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
  • Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Établissement des dossiers de mariage
  • Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
  • Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
  • Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
  • Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
  • Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
  • Inscrire le mariage dans le registre
Tenue administrative des registres d'état civil
  • Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
  • Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
  • Rédiger des mentions et des courriers
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Accueil et renseignement du public
  • Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
  • Expliquer l'indivisibilité de la filiation
  • Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Techniques
Activités relevant de l' Exécution et réalisation techniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités relevant du Conseil, appui technique et organisationnel
Suivi des projets et activités de la direction
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Transverses
Instruction des dossiers et application des procédures administratives
  • Savoir-faire
    Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres
    Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
    Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
    Effectuer un pré-contrôle de légalité
    Établir et mettre en forme des documents administratifs
    Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
    Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
  • Savoirs
    Règles relatives à l'accès aux documents administratifs
    Techniques de renseignement des tableaux de bord
    Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
    Procédures de marchés publics
    Écrits professionnels
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
    Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
    Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
    Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
    Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
  • Savoirs
    Gestes et postures au travail
    Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
    Règles et consignes de sécurité
    Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels