Proximité entre métiers

Techniques
Planification de la commande publique liée à une politique d'achat
  • Recenser les marchés arrivant à échéance à renouveler et les besoins nouveaux
  • Élaborer et mettre à jour le tableau de suivi des marchés publics (marchés en cours d'exécution, date de notification, reconductions éventuelles...)
  • Gérer le planning des procédures à passer
  • Contrôler l'évaluation préalable des besoins
  • Contrôler la planification et la programmation de la commande publique dans un souci de prospective, de rationalisation des coûts et d'optimisation de la gestion des ressources
  • Trouver des solutions en cohérence avec les besoins et contraintes de la collectivité
  • Rédiger des contrats de complexité variable
  • Mettre en œuvre des procédure d'achats responsables ou durables
  • Construire des montages juridiques et financiers et élaborer des partenariats (délégation de service public, etc.)
Mise en œuvre des procédures de marchés publics
  • Déterminer la démarche contractuelle et le planning associé
  • Rédiger ou aider à la rédaction des pièces du dossier de consultation des entreprises, en lien étroit avec les prescripteurs et en collaboration avec les gestionnaires des marchés, élaborer une grille d'analyse des offres
  • Analyser, négocier si la procédure le permet, et sélectionner les offres en collaboration avec le service concerné
Pilotage et suivi de l'exécution des marchés
  • Apporter tous les éléments nécessaires à l'exécution du marché à l'approvisionneur ou l'approvisionneuse achat et aux gestionnaires comptables
  • Vérifier, auprès des services concernés, la réception dans les délais, la qualité et la quantité des biens et services
  • Conduire des réunions de suivi de l'exécution des marchés (respect des exigences contractuelles, suivi des consommations, suivi qualitatif, gestion des litiges, des pénalités), avec les services utilisateurs et les titulaires
  • Mettre en place un dispositif de gestion de la qualité de la prestation
  • Assurer un bilan de l'exécution des marchés (suivi des consommations et des incidents) et suivre les dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués
  • Rédiger des avenants
Information des usagers et des services
  • Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
  • Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
  • Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
  • Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
  • Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
Conseil et assistance aux services prescripteurs dans l'évaluation et la définition du juste besoin
  • Élaborer une cartographie des achats et gérer la nomenclature des familles d'achat
  • Recenser les besoins dans le cadre d'une programmation des achats, en lien avec les services prescripteurs et les approvisionneurs
  • Contribuer à la rédaction de référentiels (guides, outils, modèles types)
  • Évaluer et mener une analyse critique des besoins avec les services prescripteurs, les formaliser
Transverses
Veille et observation sectorielle
  • Savoir-faire
    Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
    Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
    Analyser des informations et documents
    Constituer et animer un réseau d'échange
    Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
    Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
    Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
  • Savoirs
    Techniques d'animation de réseaux
    Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
    Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
    Méthodes de collecte et traitement de l'information
    Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
    Réseaux professionnels d'information
    Publications professionnelles
Techniques
Activités relevant de l' Instruction des dossiers et application des procédures administratives
Instruction et gestion des procédures de marchés
  • Conseiller les services et les élus sur les procédures de mise en concurrence et les formes de marchés publics, les sensibiliser sur les risques juridiques
  • Formaliser ou aider à formaliser les principales caractéristiques de la consultation à lancer, valider le cas échéant les fiches de projets de marchés élaborées par les services prescripteurs
  • Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, etc.), en cohérence avec les pièces techniques communiquées par le service prescripteur
  • Élaborer les dossiers de consultation des entreprises, en collaboration avec les services concernés, les avis d'appel public à la concurrence, et les publier
  • Analyser, négocier si la procédure le permet, et sélectionner les offres en collaboration avec le service concerné et le service des achats
  • Préparer les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes rendus
  • Organiser et suivre la levée des cautions
  • Procéder au paiement des retenues de garantie
  • Préparer le mandatement des acomptes et des avances
Instruction administrative et technique des dossiers
  • Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
  • Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
  • Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
  • Consulter les autres services et recueillir leurs avis
  • Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
  • Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
  • Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
  • Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
  • Rédiger des décisions ou des délibérations
  • Préparer les actes juridiques de la notification
  • Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
  • Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
  • Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
  • Notifier la décision au demandeur
Suivi et gestion des dossiers
  • Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
  • Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
  • Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
  • Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
  • Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
  • Effectuer un précontrôle de légalité
  • Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
  • Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
  • Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
  • Classer et archiver les dossiers
Activités relevant de la Maîtrise d'œuvre de projets
Élaboration ou participation à l'élaboration des stratégies d'achats
  • Effectuer une prospection des produits ou prestations adaptés aux besoins
  • Détecter les risques de dysfonctionnements (litiges, pénalités, résiliation, etc.)
  • Analyser les conditions économiques du marché fournisseur (prospection, sourcing, études commerciales et concurrentielles) sur différents segments d'achats
  • Rechercher et échanger sur les pratiques d'achats avec les services de diverses collectivités (benchmarking)
  • Étudier les leviers de rationalisation possibles par segment d'achat, en lien avec les orientations fixées par la politique d'achat de la collectivité
  • Accompagner la prise en compte du développement durable dans l'expression des besoins, les spécifications techniques, les conditions d'exécution des prestations et la notation des offres
  • Formaliser des stratégies d'achats
Activités relevant du Contrôle de la qualité des services rendus
Mesure de la performance achat
  • Mesurer les gains qualitatifs et financiers obtenus lors des renouvellements de marchés, les valoriser
  • Évaluer la satisfaction des utilisateurs
  • Formaliser des critères d'évaluation, des outils de pilotage et de reporting
  • Évaluer les actes d'achats
Transverses
Conseil, appui technique et organisationnel
  • Savoir-faire
    Analyser et formaliser la demande de conseil
    Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
    Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
    Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
    Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
    Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
    Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
  • Savoirs
    Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
    Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Accueil et information des usagers
  • Savoir-faire
    Appliquer les consignes et procédures d'accueil physique et téléphonique
    Identifier la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
    Délivrer des documents et formulaires
    Diffuser une information auprès du public ou auprès d'une catégorie d'usagers
    Compléter les informations relatives à la demande d'un usager et recueillir les informations nécessaires au traitement de sa demande
    Signaler un besoin de médiation entre un usager et le/les services de la collectivité
    Accompagner un usager à l'utilisation du numérique et dans l'usage des services en ligne
    Prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence
    Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tension
    Sensibiliser les usagers au développement durable et à l'éco-responsabilité
  • Savoirs
    Droits et obligations des usagers
    Missions de service public de la collectivité
    Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
    Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
    Règles en vigueur en matière de transmission d'information aux usagers
    Techniques de régulation de conflit et de médiation
    Principe d'accueil des personnes en situation de handicap