Instructeur ou instructrice gestionnaire des marchés publics

Métier
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Définition
Conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises. Conseille les élus et les services quant aux choix des procédures et à l'évaluation des risques juridiques. Gère la politique d'achat de la collectivité dans une optique de transparence. Gère les procédures de marchés publics en liaison avec les services compétents
Autres appellations
Chargé ou chargée de la commande publique
Contrôleur ou contrôleuse des marchés publics
Rédacteur ou rédactrice des marchés publics
Gestionnaire des marchés publics
Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers
Métiers à tronc commun
C1E/11 - Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers
A8A/02 - Instructeur ou instructrice gestionnaire de fonds européens
D1D/05 - Instructeur ou instructrice gestionnaire des autorisations d'urbanisme
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Réglementation sur les aides de l'État et sur la mise en concurrence
Développement des partenariats public-privé
Prise en compte du développement durable
Prise en compte de l'environnement économique, des contraintes budgétaires et financières et de la nécessaire rationalisation des coûts
Prise en compte de la demande croissante de transparence de la part des citoyens et prise en compte des obligations déontologiques, notamment en matière de prévention des atteintes à la probité
Développement des politiques publiques globales et transverses
Développement de l'intercommunalité et prise en compte de la dimension concurrentielle entre les personnes publiques et des logiques de coopération et de mutualisation
Évolutions organisationnelles et managériales
Dématérialisation des procédures administratives
Développement du management transversal par projet, par objectif, des démarches d'évaluation et de qualité
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune, structure intercommunale, département, région, établissement public
Rattaché généralement à une direction fonctionnelle (juridique, financière ou contrôle de gestion)
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, déplacements éventuels
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
Disponibilité
Devoir de réserve et sens du service public
Relations fonctionnelles
Relations régulières avec l'ensemble des services
Relations avec l'ensemble des professions juridiques (avocats, notaires, conseils juridiques, huissiers, etc.)
Relations occasionnelles avec les services de l'État
Relations avec les prestataires
Moyens techniques particuliers
Logiciels et applicatifs d'instruction et de gestion
Spécialisations
Peut avoir en charge l'organisation et la gestion d'un service de la commande publique ou d'un service d'achat public
Intervention possible sur des groupements de commande intercollectivités
Cadres d’emplois indicatifs
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Techniciennes et techniciens territoriaux (Catégorie B, fillière technique )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités en commun avec Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers

Information des usagers et des services
Instruction administrative et technique des dossiers
Suivi et gestion des dossiers

Compétences associées

Savoir-faire
Information des usagers et des services
Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
Instruction administrative et technique des dossiers
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
Consulter les autres services et recueillir leurs avis
Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
Rédiger des décisions ou des délibérations
Préparer les actes juridiques de la notification
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
Notifier la décision au demandeur
Suivi et gestion des dossiers
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
Effectuer un précontrôle de légalité
Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
Classer et archiver les dossiers
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Procédures de gestion et d'instruction administratives
Normes juridiques
Procédures de contrôle
Tableaux de bord et indicateurs
Droit administratif, procédures de recours et contentieux administratifs
Actes et écrits administratifs
Règles de classement et d'archivage
Techniques et outils de planification
Logiciels métiers
Savoirs généraux
Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction
Techniques d'accueil et d'écoute active
Techniques rédactionnelles
Techniques de régulation de conflit
Communication orale et écrite

Activités propres au métier de Instructeur ou instructrice gestionnaire des marchés publics

Planification de la commande publique liée à une politique d'achat
Instruction et gestion des procédures de marchés

Compétences associées

Savoir-faire
Planification de la commande publique liée à une politique d'achat
Recenser les marchés arrivant à échéance à renouveler et les besoins nouveaux
Élaborer et mettre à jour le tableau de suivi des marchés publics (marchés en cours d'exécution, date de notification, reconductions éventuelles...)
Gérer le planning des procédures à passer
Contrôler l'évaluation préalable des besoins
Contrôler la planification et la programmation de la commande publique dans un souci de prospective, de rationalisation des coûts et d'optimisation de la gestion des ressources
Trouver des solutions en cohérence avec les besoins et contraintes de la collectivité
Rédiger des contrats de complexité variable
Mettre en œuvre des procédure d'achats responsables ou durables
Construire des montages juridiques et financiers et élaborer des partenariats (délégation de service public, etc.)
Instruction et gestion des procédures de marchés
Conseiller les services et les élus sur les procédures de mise en concurrence et les formes de marchés publics, les sensibiliser sur les risques juridiques
Formaliser ou aider à formaliser les principales caractéristiques de la consultation à lancer, valider le cas échéant les fiches de projets de marchés élaborées par les services prescripteurs
Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, etc.), en cohérence avec les pièces techniques communiquées par le service prescripteur
Élaborer les dossiers de consultation des entreprises, en collaboration avec les services concernés, les avis d'appel public à la concurrence, et les publier
Analyser, négocier si la procédure le permet, et sélectionner les offres en collaboration avec le service concerné et le service des achats
Préparer les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes rendus
Organiser et suivre la levée des cautions
Procéder au paiement des retenues de garantie
Préparer le mandatement des acomptes et des avances
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Code des marchés publics et modalités d'application
Règles et procédures des contrats complexes
Principes de l'achat durable
Techniques d'évaluation des risques et d'analyse financière
Savoirs généraux
Comptabilité analytique
Techniques et outils de planification
Technique d'analyse de dossier

Activités spécifiques

Rédaction des cahiers des charges et des pièces administratives
Participation à la conduite des précontentieux dans le cadre des réponses aux entreprises évincées et de motivation aux services chargés du contrôle de légalité (tant qu'il est encore exercé)
Gestion de la nomenclature des familles d'achats
Participation à la définition de la politique d'achat de la collectivité
Participation au développement de la culture marchés au sein de la collectivité (rédaction de référentiels, guides, outils, modèles types)

Activités en commun avec Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers

Conseil, appui technique et organisationnel
Veille et observation sectorielle
Accueil et information des usagers

Compétences associées

Conseil, appui technique et organisationnel
Savoir-faire
Analyser et formaliser la demande de conseil
Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
Savoirs
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Veille et observation sectorielle
Savoir-faire
Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
Analyser des informations et documents
Constituer et animer un réseau d'échange
Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Savoirs
Techniques d'animation de réseaux
Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
Méthodes de collecte et traitement de l'information
Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
Réseaux professionnels d'information
Publications professionnelles
Accueil et information des usagers
Savoir-faire
Appliquer les consignes et procédures d'accueil physique et téléphonique
Identifier la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
Délivrer des documents et formulaires
Diffuser une information auprès du public ou auprès d'une catégorie d'usagers
Compléter les informations relatives à la demande d'un usager et recueillir les informations nécessaires au traitement de sa demande
Signaler un besoin de médiation entre un usager et le/les services de la collectivité
Accompagner un usager à l'utilisation du numérique et dans l'usage des services en ligne
Prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence
Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tension
Sensibiliser les usagers au développement durable et à l'éco-responsabilité
Savoirs
Droits et obligations des usagers
Missions de service public de la collectivité
Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
Règles en vigueur en matière de transmission d'information aux usagers
Techniques de régulation de conflit et de médiation
Principe d'accueil des personnes en situation de handicap