Documentaliste

Métier
Définition
Constitue et actualise un fonds documentaire et des outils de recherche adaptés aux besoins des demandeurs d'information et des utilisateurs potentiels. Effectue des recherches thématiques et une veille documentaire
Facteurs d'évolution
Évolutions socio-économiques
Évolution des comportements et des pratiques d'accès à l'information des usagers (nomadisme, etc.)
Évolution du rôle des usagers, coproducteurs de services et de produits
Évolutions organisationnelles et managériales
Montée en puissance de la dématérialisation
Évolution des modes de conservation (stockage), de traitement et de diffusion de l'information (documentaire), en pleine convergence avec les métiers de bibliothécaire et d'archiviste
Besoin de filtrage, d'évaluation de la qualité et de valeur ajoutée
Développement de dispositifs d'information interne
Évolutions techniques et technologiques
Développement des réseaux et des ressources d'information électroniques
Ouverture des données publiques (open data) et nouveaux modes d'acquisition des données
Types d’employeurs et services d’affectation
Région, département, structure intercommunale, commune
Généralement rattaché à un service, ou à la direction des affaires générales
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, au sein d'un centre de documentation et de recherche
Horaires de travail irréguliers
Facteurs de pénibilité
Adaptabilité aux usagers avec risques de tension
Relations fonctionnelles
Relations directes avec les usagers et les différents services de la collectivité
Échanges d'informations avec les autres documentalistes
Échanges d'informations avec les associations, administrations et réseaux professionnels
Coopération avec les institutions culturelles et d'enseignement pour la recherche d'informations documentaires
Relations avec les partenaires extérieurs (libraires, associations, etc.)
Moyens techniques particuliers
Logiciels spécialisés de gestion documentaire, technologies de l'information et de la communication
Spécialisations
Par type de spécialités documentaires (secteur d'activité, usagers)
Cadres d’emplois indicatifs
Bibliothécaires territoriaux (Catégorie A, fillière culturelle )
Assistantes et assistants territoriaux de conservation du patrimoine et des bibliothèques (Catégorie B, fillière culturelle )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Élaboration de la politique documentaire
Construction et administration d'un système documentaire
Gestion et traitement de l'information
Élaboration de services et de produits documentaires
Veille et recherche documentaire
Pilotage et animation de la fonction documentation

Compétences associées

Savoir-faire
Élaboration de la politique documentaire
Identifier les usagers des services documentaires
Analyser et anticiper les besoins d'information des usagers internes ou externes
Prioriser et programmer les services et produits documentaires en réponse aux besoins et usages
Élaborer et mettre en œuvre une politique d'acquisition de ressources
Évaluer et acheter des prestations documentaires
Mettre en place des stratégies de promotion et de communication des prestations documentaires
Construction et administration d'un système documentaire
Concevoir, acquérir, paramétrer et administrer un système documentaire informatisé
Administrer les contenus du système documentaire : établir les règles d'indexation et les règles d'écriture, suivre la qualité et la complétude des données
Concevoir, acquérir et mettre en œuvre des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information
Concevoir une organisation structurée de l'information sur un portail de ressources
S'assurer de l'adéquation entre les systèmes et applications et l'évolution des besoins et des technologies
Gestion et traitement de l'information
Évaluer, acquérir, traiter et structurer l'information
Élaborer et mettre en œuvre des langages documentaires : thesaurus, listes d'autorité, plan de classement, ontologies, etc.
Organiser la pérennité et la bonne conservation des documents
Élaboration de services et de produits documentaires
Concevoir et réaliser des produits et des services d'information
Rédiger et publier des contenus sur le web
Organiser et diffuser des ressources sur un intranet ou site web
Veille et recherche documentaire
Repérer, sélectionner, évaluer les sources d'information
Réaliser une recherche documentaire
Effectuer une veille documentaire en lien avec les besoins des usagers
Pilotage et animation de la fonction documentation
Accompagner et former à la recherche documentaire
Animer des réseaux d'usagers ou de contributeurs
Conseiller la collectivité et les usagers dans la gestion de l'information et de la documentation
Établir des procédures de travail partagées avec des partenaires internes
Gérer la documentation des projets de la collectivité
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Méthode d'évaluation des ressources documentaires
Offre documentaire
Marketing documentaire
Logiciels métier
Bases de données documentaires
Démarche qualité en matière documentaire
Cadre réglementaire du droit de l'information, des images et de l'image, droits d'auteur
Principes et méthodes de la veille documentaire
Description bibliographique, typologie des documents, normes et formats de description, traitement des images fixes et animées
Techniques de résumé et d'indexation
Structuration de l'information
Systèmes de classifications
Principe de l'ingénierie linguistique
Principe du web sémantique
Principes de la gestion des connaissances
Principes et méthode du records management électronique
Principes d'ergonomie visuelle appliquée au web
Organisation et structuration des informations sur un site web/Intranet
Typologie de ressources, acteurs du domaine, réseaux documentaires
Méthodes d'évaluation des sources d'information
Méthodologies et stratégies de recherche
Savoirs généraux
Organisation et missions de la collectivité
Outils de publication et de communication
Principes du travail collaboratif et coopératif
Architecture de l'information, ergonomie du web (portail)
Techniques de résumé et de note de synthèse

Activités

Maîtrise d'œuvre de projets
Management de proximité
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Gestion des procédures budgétaires, financières et comptables
Contrôle de la qualité des services rendus
Organisation et animation des relations à la population
Promotion de l'action publique et communication

Compétences associées

Maîtrise d'œuvre de projets
Savoir-faire
Estimer le montant d'un projet, d'une opération
Programmer et planifier la réalisation de projets ou d'opérations
Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
Coordonner et contrôler l'exécution des projets et opérations et engager des actions correctives
Réceptionner et apprécier la conformité des réalisations
Recueillir les attentes des partenaires et organiser la concertation
Développer des logiques de coproduction de l'action publique
Rechercher, négocier et contractualiser des partenariats financiers, juridiques et techniques
Coordonner l'action de la collectivité avec celles des acteurs institutionnels partenaires
Savoir
Méthodes d'ingénierie de projets et de conduite d'opérations
Réglementation de la maîtrise d'ouvrage publique
Techniques et outils de planification
Procédures administratives liées à la conception et à la mise en œuvre d'opérations et de programmes
Méthodes et techniques et outils de recettage
Ingénierie des partenariats (délégation de service public, partenariat public/privé¿)
Logiques d'acteurs, principes et techniques de lobbying
Méthodes et techniques de concertation et de négociation
Cadre juridique et financier de la contractualisation entre acteurs
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
Techniques d'animation de réseaux
Management de proximité
Savoir-faire
Organiser et planifier les activités de l'équipe
Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
Prioriser ou hiérarchiser les interventions, contrôler leur réalisation
Réguler les relations conflictuelles et tensions au sein de l'équipe
Coordonner des équipes et transmettre des consignes
Organiser des réunions d'équipe
Formuler des propositions dans le cadre du projet de service (organisation, missions, ressources)
Conduire les entretiens professionnels annuels
Rendre compte auprès de la hiérarchie
Savoir
Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Savoir-faire
Optimiser et dématérialiser les procédures administratives
Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Superviser l'instruction et le suivi des contentieux
Superviser la rédaction des documents et des actes administratifs
Contrôler la légalité et l'application des actes administratifs
Participer à l'élaboration des cahiers des charges et pièces du marché public
Élaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et entreprises
Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché
Savoir
Droit public
Finances publiques
Code général des collectivités territoriales
Code des marchés publics
Procédures et écrits administratifs
Procédures financières et budgétaires
Gestion des procédures budgétaires, financières et comptables
Savoir-faire
Rédiger un bon de commande ou un acte d'engagement
Vérifier les factures et engager les procédures de paiement
Instruire et suivre des dossiers de demande de subvention
Tenir une régie de recettes
Savoir
Notions de finances publiques et de comptabilité
Procédures budgétaires et comptables
Règles et procédures de subventionnement des projets
Écrits professionnels
Contrôle de la qualité des services rendus
Savoir-faire
Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation
Réaliser des diagnostics et développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
Participer à une démarche d'Agenda 21
Contrôler l'exécution et la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les pièces du marché
Établir des rapports et bilans d'activités
Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
Savoir
Démarches et procédures de qualité et de certification
Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
Tableaux de bord et indicateurs
Procédures de contrôle
Organisation et animation des relations à la population
Savoir-faire
Organiser des dispositifs d'information et d'accueil des usagers
Organiser des dispositifs de concertation et de participation sur les projets de la collectivité
Évaluer et optimiser la qualité de l'interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l'usager
Réaliser des supports de communication
Concevoir et animer des réunions d'information
Coordonner les différents partenaires et intervenants des actions d'information
Communiquer en situation de crise
Organiser et mettre en œuvre un dispositif d'accueil du public
Concevoir des dispositifs de recueil des demandes de la population
Prévoir les modalités de régulation avec les usagers et organiser des dispositifs de médiation usagers/administration
Savoir
Cadre réglementaire de la concertation publique
Dispositifs et méthodes de participation des habitants
Outils et supports de communication
Techniques de communication et de négociation
Gestion de crise
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
Promotion de l'action publique et communication
Savoir-faire
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'une stratégie de communication
Participer à la conception et réaliser des supports de communication
Organiser des évènements et les animer
Organiser la représentation de la collectivité lors d'événements professionnels et promotionnels
Participer à la stratégie de communication de crise
Mesurer et évaluer les impacts des actions de communication
Savoir
Méthodes d'information et de communication institutionnelle et grand public
Dispositifs et outils du marketing public
Fonctionnement des médias du secteur
Principes d'organisation événementielle, techniques et outils d'information et de communication
Gestion de crise

Proximité entre métiers

Métiers envisageables