Les outils de la mutualisation

Il faut distinguer les outils utiles à l’élaboration du schéma des outils utiles à sa mise en œuvre.

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Les outils de l’élaboration du schéma

Les outils de l’élaboration du schéma visent principalement à prendre des décisions et associer les acteur.rice.s. Ils peuvent prendre plusieurs formes :

  • pour l’association et l’information des parties prenantes et les prises de décisions : instances de type comité de pilotage et comité technique, groupes de travail, réunions d’information et de concertation, séminaires d’élu.e.s ;
  • pour l’élaboration de l’état des lieux et la collecte d’information : analyse documentaire, guide d’entretien EPCI et communes, grille de recueil des données RH, grille d’indicateurs d’activité des services, inventaire des matériels techniques ;
  • pour le partage des orientations politiques : guide d’entretien élu.e.s, document cadre servant de base à l’élaboration du schéma (charte de mutualisation, projet de territoire, etc.).
  • pour le choix des périmètres de mutualisation : grille d’aide à la décision des périmètres de mutualisation, organigramme cible ;
  • pour la formalisation du schéma : schéma de mutualisation rédigé, fiches techniques sur les champs de compétences (forme juridique, moyens RH et financiers, indicateurs de suivi, calendrier), nouvel organigramme.

 

Les outils de la mise en œuvre du schéma

Outre les outils de pilotage de la démarche et d’accompagnement du changement, il existe 4 principaux outils de mutualisation :

  • Le partage conventionnel des services intercommunaux : le transfert des compétences entraîne le transfert des services chargés de leur mise en œuvre. Le transfert des compétences peut être partiel ou total ;
  • La création de services communs : il s’agit des services fonctionnels ou de support, qui sont alors gérés par l’EPCI dans le cadre d’une convention entre communes membres et EPCI. Les prestations peuvent être gratuites, payées à l’acte ou au forfait ;
  • Le partage de biens : une communauté peut se doter de biens qu’elle met à la disposition de ses communes membres dans le cadre d’un règlement de mise à disposition établi conjointement ;
  • Le groupement de commandes : si les communes membres et l’EPCI ont un besoin similaire au même moment, ils peuvent réaliser des achats groupés afin de bénéficier d’économies d’échelles et de temps.

De nombreux outils existent dans la phase d’élaboration comme dans la phase de mise en œuvre du schéma de mutualisation. Ceux-ci recouvrent tous les aspects du projet, des prises de décision qu’il implique à la création des conventions de mise à disposition, en passant par l’analyse, le pilotage et la communication.