Le dialogue avec les élus et les partenaires internes et externes

La co-construction du schéma de mutualisation est une de ses conditions de réussite. Cela suppose d’y associer les différents acteurs du territoire, qui favoriseront sa mise en œuvre. Les élus, agents, et selon les considérations locales, les partenaires institutionnels (Etat, région, département) et les organisations syndicales peuvent donc être associés à la démarche et ce dès l’élaboration du schéma de mutualisation.

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Identifier les instances et leur rôle

La première phase de l’élaboration du schéma passe par l’organisation des instances de régulation, de décision et de production. L’observation des expériences de terrain préconise des instances de 2 types :

  • un « Comité de pilotage » composé du Président de l’EPCI, des maires des communes membres et des DGS de l’EPCI. Cette instance garantit un portage politique fort grâce à l’identification d’orientations stratégiques ;
  • un « Comité technique » composé du DGS de l’EPCI, des directions et des secrétaires de mairie. Cette instance complète ou prépare le travail du comité de pilotage en travaillant les déclinaisons opérationnelles des orientations stratégiques.

Selon la taille des collectivités et les enjeux de gouvernance associés, l’organisation de ces instances peut être soumise au Conseil communautaire et aux Conseils municipaux.

  

Organiser des groupes de travail de contributeurs

Des groupes de travail regroupant agents et élus des différentes communes peuvent être mis en place afin de faire remonter l’information du terrain, mettre en place des méthodes de travail collaboratives et impliquer les agents dans un temps de concertation.

 

Impliquer les élus et les agents

Dès le stade de l’élaboration du schéma de mutualisation, l'implication des élus et des agents du bloc local contribuera à limiter les résistances et les inquiétudes telles que la perte de prérogatives, l’appréhension du changement, la crainte d’être marginalisé, la modification des conditions et du lieu de travail. 

Pour donner des garanties d'un portage politique fort, indispensable à la réussite du projet de mutualisation, il peut être utile :

  • d'inviter tous les maires et/ou élus de l’intercommunalité et des communes membres aux réunions préparatoires à l’élaboration du schéma ;
  • de mettre en place d’un comité de pilotage mixte ;
  • de nommer une élue ou un élu chargé de la mutualisation. Dans les petites communes, les secrétaires de mairie sont au cœur du fonctionnement municipal et très proches du maire. Leur adhésion constitue un facteur clé du succès de la mutualisation.

 

Partager l’information

Il est essentiel de prévoir, dès le début de la démarche, l’information des acteurs dans le cadre d’une communication interne : élus, DG et secrétaires de mairie, organisations syndicales, agents mais aussi nouveaux élus, par exemple dans le cadre d’un « séminaire élues et élus » associant élus communautaires et élus communaux en début de mandat.

Il est essentiel d’organiser le cadre du dialogue : instances de pilotage, groupes de travail, réunions de concertation, réunions d’information. La mixité des publics est à favoriser afin de susciter l’implication de tous et le relais du projet.

Selon Nicolas Portier, délégué général de l’ADCF « Le schéma n’a de sens qu’adossé au projet de territoire et à la définition de l’intérêt communautaire ». Pour cela, les élues et élus doivent réfléchir, a priori, sur ce qu’ils veulent faire ensemble et comment.

Même si, selon la loi, seule la communauté approuve le schéma, il est recommandé de fonder le projet sur le « travailler ensemble » et d’associer l’ensemble des acteurs à sa construction et sa validation.