La communication interne

La communication interne est un facteur clé de succès de la démarche de mutualisation. Elle permet d’expliquer et de partager le sens du projet intercommunal. Ses objectifs sont de susciter l’adhésion des agent.e.s, d’harmoniser l’information entre les différent.e.s émetteur.rice.s et de structurer l’information en fonction des publics ciblés. La communication auprès des agent.e.s peut se faire de plusieurs façons : via les élu.e.s, via l’encadrement intermédiaire, en direct et via les représentant.e.s du personnel.

Accéder aux ressources

  • Les élu.e.s

Les élu.e.s doivent assurer le portage politique du projet intercommunal. Pour cela, elle.il.s doivent être suffisamment des avancées du projet et des solutions mises en place pour les communiquer à leurs agent.e.s et susciter l’adhésion. Cette information peut se faire via des « séminaires d’accueil » des nouveaux.elles élu.e.s, et des lettres spécifiques de type « Lettre de la mutualisation » aux grandes étapes du projet.

  • L’encadrement intermédiaire des futurs services mutualisés

L’encadrement intermédiaire a un rôle pivot à la fois pour faire descendre de l’information sur l’intercommunalité auprès des agent.e.s mais aussi pour faire remonter l’information du terrain (volontés et questions des agent.e.s, résistances éventuelles). Ces échanges peuvent se faire via des rencontres du type « petits déjeuners » ou des rencontres thématiques. Cette communication en réseau permet également de favoriser les échanges de pratiques entre pairs rencontrant les mêmes problématiques.

  • Tou.te.s les agent.e.s, « mutualisé.e.s » ou non

Il s’agit de faire comprendre aux agent.e.s que la mutualisation est une opportunité pour le territoire mais également pour elles.eux : perspectives de carrière, enrichissement de leurs missions, amélioration potentielle de leur situation individuelle. La mutualisation est aussi l’opportunité de développer de nouveaux projets et d’améliorer la qualité du service public.

Pour susciter l’adhésion des agent.e.s, une communication régulière et transparente sur la démarche est utile pour éviter aux agent.e.s l’impression d’une démarche imposée, menée sans concertation. La communication peut être individuelle ou collective, écrite ou orale, via par exemple : des « séminaires agent.e.s », des articles sur le journal interne de l’EPCI et des communes membres, des lettres d’information du type « Actu de la mutualisation », un espace intranet dédié au projet, des rendez-vous individuels avec les agent.e.s qui le souhaitent ou encore une adresse courriel à laquelle les agent.e.s peuvent envoyer leurs questions.

Il est important de ne pas oublier de communiquer également auprès des agent.e.s non mutualisé.e.s, pour les informer des futurs changements dans leur environnement de travail, de la future localisation de leurs interlocuteur.rice.s (DRH), etc.

  • Représentant.e.s du personnel et organisations syndicales

La rencontre régulière avec les organisations syndicales, le plus tôt possible dans le projet, permet de partager le calendrier et les modalités de concertation au cours de la démarche. Des échanges réguliers avec les instances dédiées (CTP, etc.) permettent d’entretenir de bonnes relations et de faire remonter l’information du terrain.

La conduite du changement repose sur une communication interne régulière et efficace, à la fois collective et individuelle. Elle permettra d’expliquer les contraintes et de mettre en évidence les gains liés à la mutualisation, favorisera l’expression d’idées et d’initiatives pouvant favoriser le processus du changement, notamment en associant les DRH, proches des agent.e.s et du terrain. Un rythme de communication maîtrisé permettra des actions aux temps forts de la mutualisation, en phase avec les avancées du projet.