Responsable du service population

Métier
Définition
Participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de population. Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services. Optimise et développe les activités population de la collectivité
Autres appellations
Responsable de l'état civil
Correspondances avec les autres répertoires
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Obligation d'information des usagers sur les évolutions réglementaires
Réformes REGIR
Réalisation de contrôles préalables des actes
Procédure de contrôle des actes
Procédure de rédaction des mentions
Évolutions socio-économiques
Modification de la demande sociale : individualisation, proximité
Évolutions organisationnelles et managériales
Simplification et dématérialisation des démarches administratives
Développement du management transversal par projet, par objectif, des démarches d'évaluation et de qualité
Organisation de procédures de contrôle lors des rédactions de délivrance et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreurs
Évolutions techniques et technologiques
Développement de l'e-administration (demandes en ligne, dépôt de formulaire, numérisation des actes)
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune
En fonction de la taille de la collectivité, rattaché à la direction de la population, des affaires générales ou directement aux élus
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, déplacements éventuels
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d'activité liés à la clôture des listes électorales, au recensement
Disponibilité, devoir de confidentialité
Relations fonctionnelles
Relations directes et permanentes avec les populations
Conseiller auprès des officières et officiers d'état civil
Référent auprès du procureur ou de la procureure de la République
Relations notamment avec les services de police municipale et cimetières
Relations avec la préfecture, le ministère de la Défense, l'INSEE (recensement), la CNIL (contrôle des données), les tribunaux, les impôts, les services hospitaliers, la CAF
Échanges fréquents avec les homologues des autres communes
Moyens techniques particuliers
Progiciel de gestion de l'état civil, des élections ; outils bureautiques ; technologies de l'information et de la communication
Spécialisations
En fonction de l'organisation du travail et des domaines d'activités : élections, recensement, état civil
Cadres d’emplois indicatifs
Attachées et attachés territoriaux (Catégorie A, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
Organisation du recensement de la population
Gestion des actes d'état civil

Compétences associées

Savoir-faire
Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
Définir l'organisation des bureaux de vote
Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
Organisation du recensement de la population
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs
Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
Gestion des actes d'état civil
Organiser l'accueil et l'information du public
Établir les actes d'état civil
Délivrer les passeports et les pièces d'identité
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
CGCT, code électoral, code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (INSEE, service national)
Enjeux et modalités du recensement
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Savoirs généraux

Activités spécifiques

Suivi de la démarche qualité
Supervision des cimetières

Activités

Veille et observation sectorielle
Management intermédiaire
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Organisation et mise en œuvre de dispositifs d'évaluation et de démarches qualité
Promotion de l'action publique et communication
Gestion administrative des ressources humaines
Organisation et animation des relations à la population

Compétences associées

Veille et observation sectorielle
Savoir-faire
Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
Analyser des informations et documents
Constituer et animer un réseau d'échange
Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Savoir
Techniques d'animation de réseaux
Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
Méthodes de collecte et traitement de l'information
Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
Réseaux professionnels d'information
Publications professionnelles
Management intermédiaire
Savoir-faire
Réaliser un diagnostic de direction ou de service
Organiser la concertation autour d'un projet de direction ou de service
Conduire un projet de direction ou de service
Organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions de direction ou de service
Définir les besoins fonctionnels du système d'information et des applicatifs de gestion
Rédiger et communiquer des directives et notes de service
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de la direction ou du service
Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
Harmoniser les méthodes de travail entre services et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
Anticiper et réguler les conflits
Organiser la diffusion de l'information au sein de la direction ou du service
Conduire les entretiens professionnels annuels
Évaluer les besoins de formation de la direction ou du service
Engager une procédure disciplinaire
Savoir
Sociologie des organisations et conduite du changement
Management par projets et objectifs
Principes et mise en œuvre d'un projet de direction ou de service
Organisation des services de la collectivité
Outils de gestion et de suivi de l'activité
Outils de travail collaboratif
Principes et techniques de médiation et de résolution de conflits
Techniques d'animation et pilotage des équipes
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Savoir-faire
Optimiser et dématérialiser les procédures administratives
Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Superviser l'instruction et le suivi des contentieux
Superviser la rédaction des documents et des actes administratifs
Contrôler la légalité et l'application des actes administratifs
Participer à l'élaboration des cahiers des charges et pièces du marché public
Élaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et entreprises
Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché
Savoir
Droit public
Finances publiques
Code général des collectivités territoriales
Code des marchés publics
Procédures et écrits administratifs
Procédures financières et budgétaires
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Savoir-faire
Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
Suivre et contrôler l'exécution du budget
Renseigner des outils de pilotage, de suivi et de bilan
Rechercher des financements, s'adapter aux contraintes financières et aux conditions d'éligibilité des projets
Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet
Savoir
Principes des finances publiques, de la gestion financière, budgétaire et comptable
Notions de comptabilité analytique
Règles et procédures de subventionnement des projets
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion
Organisation et mise en œuvre de dispositifs d'évaluation et de démarches qualité
Savoir-faire
Identifier et analyser les évolutions de l'environnement (politique, juridique, social, économique, technologique) sur une politique publique
Identifier la demande d'évaluation et participer à l'élaboration du cahier des charges
Analyser des indicateurs d'évaluation et conduire une évaluation
Exploiter les résultats de l'évaluation pour élaborer des scénarios prospectifs et plans d'action
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
Contribuer au pilotage, à l'évaluation et à l'amélioration de la démarche qualité
Savoir
Méthodes et outils d'évaluation des politiques publiques
Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
Démarches et procédures de qualité et de certification
Promotion de l'action publique et communication
Savoir-faire
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'une stratégie de communication
Participer à la conception et réaliser des supports de communication
Organiser des évènements et les animer
Organiser la représentation de la collectivité lors d'événements professionnels et promotionnels
Participer à la stratégie de communication de crise
Mesurer et évaluer les impacts des actions de communication
Savoir
Méthodes d'information et de communication institutionnelle et grand public
Dispositifs et outils du marketing public
Fonctionnement des médias du secteur
Principes d'organisation événementielle, techniques et outils d'information et de communication
Gestion de crise
Gestion administrative des ressources humaines
Savoir-faire
Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
Participer aux procédures de recrutement
Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Savoir
Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
Plan de formation de la collectivité
Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
Organisation et animation des relations à la population
Savoir-faire
Organiser des dispositifs d'information et d'accueil des usagers
Organiser des dispositifs de concertation et de participation sur les projets de la collectivité
Évaluer et optimiser la qualité de l'interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l'usager
Réaliser des supports de communication
Concevoir et animer des réunions d'information
Coordonner les différents partenaires et intervenants des actions d'information
Communiquer en situation de crise
Organiser et mettre en œuvre un dispositif d'accueil du public
Concevoir des dispositifs de recueil des demandes de la population
Prévoir les modalités de régulation avec les usagers et organiser des dispositifs de médiation usagers/administration
Savoir
Cadre réglementaire de la concertation publique
Dispositifs et méthodes de participation des habitants
Outils et supports de communication
Techniques de communication et de négociation
Gestion de crise
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)