Proximité entre métiers

Techniques
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Organisation et planification des réunions
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Instruction administrative et technique des dossiers
  • Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
  • Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
  • Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
  • Consulter les autres services et recueillir leurs avis
  • Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
  • Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
  • Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
  • Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
  • Rédiger des décisions ou des délibérations
  • Préparer les actes juridiques de la notification
  • Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
  • Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
  • Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
  • Notifier la décision au demandeur
Suivi et gestion des dossiers
  • Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
  • Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
  • Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
  • Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
  • Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
  • Effectuer un précontrôle de légalité
  • Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
  • Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
  • Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
  • Classer et archiver les dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Information des usagers et des services
  • Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
  • Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
  • Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
  • Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
  • Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
Techniques
Activités relevant de l' Exécution et réalisation techniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités relevant de l' Accueil et information des usagers
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Transverses
Instruction des dossiers et application des procédures administratives
  • Savoir-faire
    Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres
    Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
    Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
    Effectuer un pré-contrôle de légalité
    Établir et mettre en forme des documents administratifs
    Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
    Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
  • Savoirs
    Règles relatives à l'accès aux documents administratifs
    Techniques de renseignement des tableaux de bord
    Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
    Procédures de marchés publics
    Écrits professionnels
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
    Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
    Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
    Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
    Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
  • Savoirs
    Gestes et postures au travail
    Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
    Règles et consignes de sécurité
    Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels
Conseil, appui technique et organisationnel
  • Savoir-faire
    Analyser et formaliser la demande de conseil
    Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
    Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
    Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
    Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
    Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
    Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
  • Savoirs
    Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
    Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Veille et observation sectorielle
  • Savoir-faire
    Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
    Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
    Analyser des informations et documents
    Constituer et animer un réseau d'échange
    Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
    Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
    Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
  • Savoirs
    Techniques d'animation de réseaux
    Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
    Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
    Méthodes de collecte et traitement de l'information
    Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
    Réseaux professionnels d'information
    Publications professionnelles
Accueil et information des usagers
  • Savoir-faire
    Appliquer les consignes et procédures d'accueil physique et téléphonique
    Identifier la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
    Délivrer des documents et formulaires
    Diffuser une information auprès du public ou auprès d'une catégorie d'usagers
    Compléter les informations relatives à la demande d'un usager et recueillir les informations nécessaires au traitement de sa demande
    Signaler un besoin de médiation entre un usager et le/les services de la collectivité
    Accompagner un usager à l'utilisation du numérique et dans l'usage des services en ligne
    Prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence
    Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tension
    Sensibiliser les usagers au développement durable et à l'éco-responsabilité
  • Savoirs
    Droits et obligations des usagers
    Missions de service public de la collectivité
    Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
    Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
    Règles en vigueur en matière de transmission d'information aux usagers
    Techniques de régulation de conflit et de médiation
    Principe d'accueil des personnes en situation de handicap