Proximité entre métiers

Techniques
Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
  • Élaborer les tableaux et les listes d'aptitude pour les avancements et les changements de grade
  • Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats, etc.)
  • Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels
  • Saisir les éléments de gestion administrative du personnel et de suivi de la masse salariale dans le SIRH
  • Calculer et verser les allocations de chômage
  • Préparer et instruire les dossiers retraites
  • Participer à l'organisation des comités techniques
  • Mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière
  • Élaborer la N4DS (Nouvelle Déclaration 4 des Données Sociales unifiées)
  • Gérer les dispositifs de prestations sociales
  • Recueillir, agréger les données pour alimenter le bilan social et le rapport sur l'état de la collectivité
  • Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
  • Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Organisation et planification des réunions
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Transverses
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
  • Savoir-faire
    S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
    Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
    Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
    Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
    Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
  • Savoirs
    Gestes et postures au travail
    Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
    Règles et consignes de sécurité
    Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels
Techniques
Activités relevant du Pilotage et développement des ressources humaines
Gestion des emplois et développement des compétences
  • Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement
  • Saisir et gérer les contrats et les arrêtés
  • Effectuer un premier niveau d'analyse de candidatures
  • Gérer l'accueil de stagiaires extérieurs
  • Gérer une « CVthèque »
  • Participer aux dispositifs d'ingénierie des compétences (analyse de poste, système d'évaluation, etc.)
  • Participer à l'organisation des CAP et CHSCT
  • Assurer le suivi des obligations de formation
  • Suivre et gérer les demandes de formation
  • Gérer la programmation des actions de formation
  • Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (inscription, convocations, présence, etc.)
  • Recueillir et formaliser les bilans de formation
Activités relevant de l' Exécution et réalisation techniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités relevant du Conseil, appui technique et organisationnel
Suivi des projets et activités de la direction
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Activités relevant de l' Accueil et information des usagers
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Transverses
Instruction des dossiers et application des procédures administratives
  • Savoir-faire
    Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres
    Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
    Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
    Effectuer un pré-contrôle de légalité
    Établir et mettre en forme des documents administratifs
    Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
    Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
  • Savoirs
    Règles relatives à l'accès aux documents administratifs
    Techniques de renseignement des tableaux de bord
    Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
    Procédures de marchés publics
    Écrits professionnels