Officier ou officière d'état civil
Métier
Définition
- Instruit et constitue les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Assure l'accueil physique et téléphonique du public
Correspondances avec les
autres répertoires
- Rome
- M1605 Assistanat technique et administratif
- FPH
- 45S20 Agent de gestion administrative
Facteurs d'évolution
- Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Obligation d'information des usagers sur les évolutions réglementaires
- Nouvelles législations spécialisées
- Évolutions socio-économiques
- Évolution du motif de la demande sociale
- Évolutions techniques et technologiques
- Développement de l'e-administration
Types d’employeurs et
services d’affectation
- Commune
- Généralement rattaché aux services de l'état civil ou de la population
Conditions d’exercice
- Conditions générales
- Travail en bureau et guichet d'accueil ; seul dans les petites communes
- Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur ou de la procureure en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis)
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
- Facteurs de pénibilité
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité
Relations fonctionnelles
- Contacts directs avec le public
- Travail en équipe avec d'autres officières et officiers d'état civil
- Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux (aide sociale à l'enfance)
- Collaboration avec la préfecture, le procureur et le parquet civil
- Relations avec le ministère de la Justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
- Contrôle de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés)
- Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
- Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
Spécialisations
- En fonction de la taille de la collectivité et de la présence sur le territoire de maternité ou établissement d'accueil pour personnes âgées ; livret de famille, numérisation, mentions
Cadres d’emplois
indicatifs
- Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
- Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
- Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)
Activités
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Accueil et renseignement du public
- Établissement des dossiers de mariage
- Tenue administrative des registres d'état civil
Compétences associées
- Savoir-faire
-
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
- Signaler le caractère inopportun d'un prénom
-
Accueil et renseignement du public
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
- Expliquer l'indivisibilité de la filiation
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
-
Établissement des dossiers de mariage
- Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
- Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
- Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
- Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
-
Tenue administrative des registres d'état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- Rédiger des mentions et des courriers
- Savoirs
-
Savoirs
socio-professionnels
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Progiciel de gestion de l'état civil
- Notions de généalogie
- Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Tenue des registres
- Tribunaux (TI, TGI)
- Techniques rédactionnelles administratives
- Logiciels dédiés
-
Savoirs généraux
- Techniques d'accueil et de régulation
- Techniques d'écoute
Activités spécifiques
- Préparation des mariages
- Délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
- Appréciation du certificat médical en cas de décès
- Formation des officières et officiers d'état civil
Proximité entre métiers