La communication aux élu.e.s

Le projet de territoire est un projet politique, synthèse des politiques publiques des collectivités. Le travail avec les élu.e.s et entre directions communales et intercommunales permet de décliner ce projet de territoire en scénario de mutualisation, puis en une démarche pilotée et portée politiquement.

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Les instances politiques

La première phase de l’élaboration du schéma passe par l’organisation des instances de régulation, de décision et de production. L’observation des expériences de terrain préconise des instances de deux types :

  • un « Comité de pilotage » composé de la.du président de l’EPCI, de la.du directeur.rice de la communication et de la.du directeur.rice de cabinet, des maires des communes membres et des DGS de l’EPCI. Cette instance garantit un portage politique fort grâce à l’identification d’orientations stratégiques ;

  • un « Comité technique » composé de la.du DGS de l’EPCI, de la.du directeur.rice de la communication, des directions et des secrétaires de mairie s’il y en a. Cette instance complète ou prépare le travail du comité de pilotage en travaillant les déclinaisons opérationnelles des orientations stratégiques.

Selon la taille des collectivités et les enjeux de gouvernance associés, l’organisation de ces instances peut être soumise au Conseil communautaire et aux Conseils municipaux.

 Par ailleurs, le lien communes-intercommunalité peut se renforcer grâce au pilotage du projet communautaire via :

  • un bureau communautaire réunissant les vice-président.e.s, voire les maires ou conseiller.ère.s communautaires afin de s’assurer de la représentation de toutes les communes ;

  • la création de commissions, organisées par politiques publiques et réunissant les élu.e.s municipaux.ales ;

  • la conférence ou le bureau des maires, sur les dossiers les plus sensibles. Présidée par la.le président.e, cette instance réunit les maires, parfois avec l’intervention d’un.e DGS ou d’un.e technicien.ne qualifié.e sur une thématique en particulier, voire un cabinet extérieur. Elle offre un espace de débat entre les maires.

    Partager l’information

  • Il est essentiel de prévoir, dès le début de la démarche, l’information des acteur.rice.s dans le cadre d’une communication interne : élu.e.s, DG et secrétaires de mairie, organisations syndicales, agent.e.s ; mais aussi nouveaux.elles élu.e.s, par exemple dans le cadre d’un « séminaire élu.e.s » associant élu.e.s communautaires et élu.e.s communaux.ales en début de mandat.
  • Par la suite, une fois le pilotage opérationnel de la démarche enclenché, il est important que les DGS des communes, en charge des dossiers techniques, veillent à l’information régulière de leur maire et des adjoint.e.s concerné.e.s par la mutualisation, par exemple dans le cadre d’une réunion hebdomadaire. Cela permet d’informer les élu.e.s du pilotage opérationnel de la démarche de mutualisation, et de renforcer son portage politique. Cette information peut également se faire via des lettres spécifiques type « La lettre de la mutualisation » envoyée par l’intercommunalité et permettant de faire état de l’avancement des différentes phases du projet.

Pour permettre aux élu.e.s de porter politiquement la démarche et d’impliquer leurs équipes, il est essentiel d’organiser le cadre de la communication avec eux.elles : des instances de pilotage, des groupes de travail, des réunions de concertation, des réunions d’information, des séminaires d’accueil des nouveaux.elles élu.e.s.