Assistante / Assistant de direction

Domaine d'activités Pilotage, management et gestion des ressources
Famille Affaires générales
Code Dénomination
Correspondance ROME E/M M1604 Assistanat de direction
Correspondance RIME E/M FPEADM03 Assistant de direction
Correspondance FPH E/M 45S30 Secrétaire
Définition Apporte une aide permanente au chef de l'exécutif, à un directeur de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Autres appellations
  • Secrétaire de direction
Facteurs d'évolution
  • Modification de la demande sociale : individualisation, réactivité
  • Enrichissement des champs d'intervention des cadres
  • Développement du lien collectivité-usager
  • Développement des nouvelles technologies : e-administration
  • Développement du management par projet et objectifs et des démarches qualité et relatives au développement durable
Situation fonctionnelle
  • Commune, structure intercommunale, département, région
  • Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
  • Rattaché à une direction
Conditions d'exercice
  • Travail en bureau
  • Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
  • Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre ou de l'élu auprès desquels il travaille
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Autonomie et responsabilités
  • Relative autonomie dans l'organisation du travail
  • Garant de l'image de la personne qu'il assiste (conséquence politique pour l'élu)
  • Missions définies, suivies et évaluées par la personne qu'il assiste
  • Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
  • Contacts directs et échanges permanents avec le cadre ou l'élu qu'il assiste
  • Relations ponctuelles avec les services
  • Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
  • Relations éventuelles avec la population
Moyens techniques
  • Nouvelles technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
  • Technologies de l'information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
Cadre statutaire
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière Administrative)
  • Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Conditions d'accès
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)
Activités techniques
  • Organisation de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu
  • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Suivi des projets et activités de la direction
  • Accueil téléphonique et physique au secrétariat
  • Organisation et planification des réunions
Activités spécifiques
  • Recherche et diffusion d'informations
  • Gestion du courrier du cadre ou de l'élu
Organisation - Encadrement Code NSF p3
  • Compte-rendu d'activité
Gestion administrative - Commande publique et suivi juridique Code NSF p4
  • Instruction des dossiers et application des procédures
Santé et sécurité au travail Code NSF t3
  • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail