Assistante / Assistant de gestion ressources humaines

Domaine d'activités Pilotage, management et gestion des ressources
Famille Ressources humaines
Code Dénomination
Correspondance ROME E/M M1501 Assistanat en ressources humaines
Correspondance RIME E/M FPEGRH06 Gestionnaire de personnel
Correspondance FPH E/M 45F10 Gestionnaire paie
Définition Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Metier décliné de
  • 05/A/02 - Assistante / Assistant de gestion administrative
Autres appellations
  • Assistante / Assistant emploi-formation
  • Assistante / Assistant carrières et paie
  • Assistante / Assistant de gestion du personnel
  • Gestionnaire carrière-paie
Facteurs d'évolution
  • Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
  • Développement de la e-administration
  • Législation et réglementation relatives au handicap, égalité femme/homme, discriminations
  • Modification de la demande sociale : individualisation, réactivité
Situation fonctionnelle
  • Commune, département, région, structure intercommunale, centre de gestion
  • Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
  • Rattaché à la direction des ressources humaines
Conditions d'exercice
  • Travail en bureau
  • Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service
  • Respect impératif de délais (paie)
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille
Autonomie et responsabilités
  • Autonomie relative dans l'organisation du travail
  • Missions définies et suivies par l'assistant de direction ou les cadres du service. Évaluation par le supérieur hiérarchique
  • Les erreurs d'exécution peuvent avoir des incidences sur le suivi des dossiers et leur validité juridique
Relations fonctionnelles
  • Relations avec les différents services des ressources humaines
  • Interface auprès du personnel
  • Information et conseil auprès des encadrants et des agents
  • Relations régulières avec les autres services
  • Relations éventuelles avec le comptable public
  • Accueil éventuel d'agents des différents services de la collectivité
Moyens techniques
  • Logiciels de paie et logiciels de gestion des carrières
Cadre statutaire
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière Administrative)
  • Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Conditions d'accès
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)
Activités techniques
  • Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines)
  • Gestion des emplois et développement des compétences
Tronc commun avec Assistante / Assistant de gestion administrative - 05/A/02
SAVOIR-FAIRE
Traitement des dossiers et saisie de documents
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Rédiger des documents administratifs
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Enregistrer ou saisir des données informatiques
  • Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
  • Recevoir et orienter les demandes
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
  • Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
  • Conseiller les usagers et agents sur les procédures
  • Rédiger des notes synthétiques
  • Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Photocopier et assembler des documents
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Synthétiser et présenter des informations
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Préparer les dossiers pour les instances
  • Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
  • Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
  • Utiliser des logiciels et des progiciels
SAVOIRS
Savoirs socioprofessionnels
  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  • Progiciels de gestion
  • Procédures du service
  • Logiciels de bureautique
  • Vocabulaire professionnel du service
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire
Savoirs généraux
  • Communication orale et écrite
Tronc commun avec Assistante / Assistant de gestion administrative - 05/A/02
Organisation - Encadrement Code NSF p3
  • Compte-rendu d'activité
Santé et sécurité au travail Code NSF t3
  • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail