Archiviste

Métier
Définition
Collecte et conserve les archives. Conçoit et met en œuvre des instruments de recherche des archives dans le cadre d'un projet scientifique et culturel. Organise les services d'accueil et d'orientation du public et assure la promotion du fonds documentaire
Autres appellations
Conservateur ou conservatrice d'archives
Archiviste adjoint
Responsable des archives
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Réforme territoriale et évolutions institutionnelles
Évolution réglementaire liée à la propriété intellectuelle, à la réutilisation des données publiques, à l'open data, à la protection des données à caractère personnel
Évolutions socio-économiques
Évolution des pratiques culturelles et de la demande sociale en matière de mémoire collective
Évolutions organisationnelles et managériales
Développement de la dématérialisation, en particulier dans le domaine administratif
Types d’employeurs et services d’affectation
Généralement rattaché à la direction des affaires culturelles, à la direction générale des services ou directement au responsable du patrimoine
Commune, structure intercommunale, département
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau ou sur site
Déplacements fréquents
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
Pics d'activité liés à l'organisation d'événements et de manifestations culturelles
Permanences administratives
Facteurs de pénibilité
Contraintes techniques de pénibilité et de sécurité liées à la gestion d'un site
Facteurs de risques professionnels
Métier dont les activités sont potentiellement exposées à des facteurs de risques professionnels relevant de la/des catégories suivantes :
Contraintes physiques marquées
Environnement physique agressif
Relations fonctionnelles
Relations directes avec les usagers
Relations fréquentes avec les entreprises, concessionnaires, institutions
Relations fréquentes avec les services centraux et déconcentrés des archives
Relations avec les musées dans le cadre d'expositions
Spécialisations
En fonction du type de documents : actes notariés, etc.
En fonction de la taille de la collectivité, encadrement d'un service et d'une équipe
Cadres d’emplois indicatifs
Conservateurs et conservatrices territoriaux du patrimoine (Catégorie A, fillière culturelle )
Attachées et attachés territoriaux de conservation du patrimoine (Catégorie A, fillière culturelle )
Assistantes et assistants territoriaux de conservation du patrimoine et des bibliothèques (Catégorie B, fillière culturelle )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Collecte des fonds publics et privés
Traitement et classement des fonds
Conservation des fonds
Communication des fonds d'archives au public
Valorisation et médiation des fonds d'archives

Compétences associées

Savoir-faire
Collecte des fonds publics et privés
Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques
Organiser les relations avec les services versants
Élaborer des tableaux de gestion
Faire réaliser les opérations de versement et d'élimination règlementaire
Collecter des fonds d'archives d'origine privée : développer les relations avec les donateurs, connaître et suivre le marché privé, assurer la sécurité juridique des fonds collectés
Traitement et classement des fonds
Élaborer des instruments de recherche en lien avec les objectifs de diffusion
Assurer le suivi des publications (papier ou en ligne)
Élaborer et appliquer un plan de classement
Rédiger une description archivistique normalisée
Réaliser et contrôler l'indexation
Conservation des fonds
Organiser et mettre en œuvre une politique de conservation préventive et curative
Organiser et mettre en œuvre le récolement réglementaire des fonds et les bilans sanitaires
Assurer le suivi des prêts pour des expositions
Assurer un suivi du climat et de l'état sanitaire des magasins d'archives
Communication des fonds d'archives au public
Organiser l'accueil des lecteurs
Assurer le suivi des statistiques de fréquentation
Instruire les demandes de communication par dérogation aux délais réglementaires de communicabilité
Accompagner et guider les lecteurs dans leurs recherches
Répondre aux besoins de consultation des services versants
Valorisation et médiation des fonds d'archives
Mettre en œuvre l'offre pédagogique et culturelle préalablement définie
Assurer le commissariat d'expositions, la coordination de publications
Participer à la définition et à la mise en œuvre des plans de numérisation
Participer à la conception d'un site internet et assurer la diffusion et l'éditorialisation des données mises en ligne
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Histoire des institutions et de l'histoire locale
Environnement professionnel (institutionnel, juridique)
Procédures de collecte et de records management
Logiciels métier
Archivage électronique
Statut juridique des archives privées et des modalités d'entrée
Cadre réglementaire du classement et plans de classement
Principes de la description archivistique, des normes en vigueur (ISAD-G, ISAAR) et des vocabulaires normalisés
Paléographie, latin, langues régionales
Standards d'encodage XML EAD et EAC
Principes de la conservation préventive et de la restauration
Principes d'aménagement de locaux d'archives
Régie des œuvres
Outil informatique de récolement
Réglementation en matière de communication d'archives publiques
Réglementation des ERP
Méthodes de valorisation des archives : exposition, ateliers pédagogiques, etc.
Normes en matière d'expositions
Formats de numérisation
Code de la propriété intellectuelle et du droit des images
Savoirs généraux
Internet, réseaux sociaux

Activités spécifiques

Direction d'un service d'archives : gestion budgétaire, animation et pilotage d'une équipe

Activités

Management intermédiaire
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Planification des besoins patrimoniaux
Gestion technique du patrimoine, des équipements, des ERP
Organisation et mise en œuvre de dispositifs d'évaluation et de démarches qualité
Gestion administrative des ressources humaines
Promotion de l'action publique et communication

Compétences associées

Management intermédiaire
Savoir-faire
Réaliser un diagnostic de direction ou de service
Organiser la concertation autour d'un projet de direction ou de service
Conduire un projet de direction ou de service
Organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions de direction ou de service
Définir les besoins fonctionnels du système d'information et des applicatifs de gestion
Rédiger et communiquer des directives et notes de service
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de la direction ou du service
Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
Harmoniser les méthodes de travail entre services et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
Anticiper et réguler les conflits
Organiser la diffusion de l'information au sein de la direction ou du service
Conduire les entretiens professionnels annuels
Évaluer les besoins de formation de la direction ou du service
Engager une procédure disciplinaire
Savoir
Sociologie des organisations et conduite du changement
Management par projets et objectifs
Principes et mise en œuvre d'un projet de direction ou de service
Organisation des services de la collectivité
Outils de gestion et de suivi de l'activité
Outils de travail collaboratif
Principes et techniques de médiation et de résolution de conflits
Techniques d'animation et pilotage des équipes
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Savoir-faire
Optimiser et dématérialiser les procédures administratives
Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Superviser l'instruction et le suivi des contentieux
Superviser la rédaction des documents et des actes administratifs
Contrôler la légalité et l'application des actes administratifs
Participer à l'élaboration des cahiers des charges et pièces du marché public
Élaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et entreprises
Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché
Savoir
Droit public
Finances publiques
Code général des collectivités territoriales
Code des marchés publics
Procédures et écrits administratifs
Procédures financières et budgétaires
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Savoir-faire
Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
Suivre et contrôler l'exécution du budget
Renseigner des outils de pilotage, de suivi et de bilan
Rechercher des financements, s'adapter aux contraintes financières et aux conditions d'éligibilité des projets
Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet
Savoir
Principes des finances publiques, de la gestion financière, budgétaire et comptable
Notions de comptabilité analytique
Règles et procédures de subventionnement des projets
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion
Planification des besoins patrimoniaux
Savoir-faire
Conduire un état des lieux du niveau d'équipement et d'entretien du patrimoine
Conduire un diagnostic technique, économique et énergétique
Recenser les besoins d'acquisition et/ou de renouvellement des matériels et équipements
Participer à la conception et à l'aménagement de l'équipement
Intégrer au coût global d'un investissement les incidences environnementales et sociales d'un équipement
Planifier les travaux d'entretien et de maintenance
Contrôler la conformité des équipements et prévoir leur mise aux normes
Savoir
Méthodes de diagnostic et techniques d'inventaire
Techniques d'évaluation des coûts de fonctionnement et de maintenance d'un équipement
Notions de domaine public et privé de collectivité
Procédures d'acquisition et de gestion
Principes et techniques de planification de l'entretien et de la maintenance d'un équipement
Enjeux et principes de la gestion durable d'un équipement
Réglementation des ERP
Gestion technique du patrimoine, des équipements, des ERP
Savoir-faire
Élaborer le règlement intérieur et veiller à son application
Conduire un état des lieux et un inventaire
Vérifier la conformité d'un patrimoine/équipement vis-à-vis du cadre réglementaire et des normes en vigueur
Organiser la maintenance des équipements
Suivre la réalisation des travaux
Tenir à jour les documents imposés par la réglementation
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement d'un équipement
Alerter sur les risques, les dysfonctionnements, la vétusté et les mises aux normes
Savoir
Techniques d'inventaire
Techniques d'évaluation des coûts de fonctionnement et de maintenance d'un équipement
Réglementation en vigueur en terme de maintenance et d'entretien de l'équipement
Outils de planification et de suivi des travaux
Réglementation des ERP
Organisation et mise en œuvre de dispositifs d'évaluation et de démarches qualité
Savoir-faire
Identifier et analyser les évolutions de l'environnement (politique, juridique, social, économique, technologique) sur une politique publique
Identifier la demande d'évaluation et participer à l'élaboration du cahier des charges
Analyser des indicateurs d'évaluation et conduire une évaluation
Exploiter les résultats de l'évaluation pour élaborer des scénarios prospectifs et plans d'action
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
Contribuer au pilotage, à l'évaluation et à l'amélioration de la démarche qualité
Savoir
Méthodes et outils d'évaluation des politiques publiques
Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
Démarches et procédures de qualité et de certification
Gestion administrative des ressources humaines
Savoir-faire
Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
Participer aux procédures de recrutement
Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Savoir
Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
Plan de formation de la collectivité
Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
Promotion de l'action publique et communication
Savoir-faire
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'une stratégie de communication
Participer à la conception et réaliser des supports de communication
Organiser des évènements et les animer
Organiser la représentation de la collectivité lors d'événements professionnels et promotionnels
Participer à la stratégie de communication de crise
Mesurer et évaluer les impacts des actions de communication
Savoir
Méthodes d'information et de communication institutionnelle et grand public
Dispositifs et outils du marketing public
Fonctionnement des médias du secteur
Principes d'organisation événementielle, techniques et outils d'information et de communication
Gestion de crise