Assistant ou assistante de direction

Métier
Définition
Apporte une aide permanente au chef ou à la cheffe de l'exécutif, à un directeur ou à une directrice de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Autres appellations
Secrétaire de direction
Correspondances avec les autres répertoires
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Développement du lien collectivité-usager
Évolutions socio-économiques
Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
Évolutions organisationnelles et managériales
Enrichissement des champs d'intervention des cadres
Développement du management par projet et objectifs, et des démarches qualité et relatives au développement durable
Évolutions techniques et technologiques
Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune, structure intercommunale, département, région, établissement public
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à une direction
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relations fonctionnelles
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre ou, l'élu ou l'élue, qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population
Spécialisations
Éventuellement en fonction du secteur d'activité et de l'environnement professionnel
Cadres d’emplois indicatifs
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Activités

Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Suivi des projets et activités de la direction
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Organisation et planification des réunions

Compétences associées

Savoir-faire
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique, annuaire internet
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu
Savoirs généraux
Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
Notions de comptabilité analytique
Missions du service
Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Activités spécifiques

Recherche et diffusion d'informations
Gestion du courrier du cadre ou, de l'élu ou l'élue

Activités

Instruction des dossiers et application des procédures administratives
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences associées

Instruction des dossiers et application des procédures administratives
Savoir-faire
Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
Effectuer un pré-contrôle de légalité
Établir et mettre en forme des documents administratifs
Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
Savoir
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs
Techniques de renseignement des tableaux de bord
Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
Procédures de marchés publics
Écrits professionnels
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Savoir-faire
S'assurer du bon fonctionnement d'un équipement, d'un matériel
Prendre connaissance et appliquer des consignes d'HSST
Utiliser les matériels et équipements de protection individuelle ou collective
Signaler et protéger son intervention par les mesures appropriées
Appliquer les règles de stockage, de manipulation et d'évacuation des déchets et produits dangereux selon la réglementation
Savoir
Gestes et postures au travail
Règles d'utilisation des produits, des équipements et des matériels
Règles et consignes de sécurité
Équipements de protection et de sécurité collectifs et individuels