Secrétaire de mairie

Métier
Définition
Met en œuvre, sous les directives des élues et élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale. Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Développement des politiques publiques globales et transverses
Poursuite du développement de l'intercommunalité et des logiques de coopération, création des communes nouvelles
Réforme territoriale
Dimension politique de la relation élu/fonctionnaire
Prise en compte des nouvelles obligations déontologiques prévues dans la loi 2016-483 du 20 avril 2016
Évolutions socio-économiques
Modification de la demande sociale : individualisation, proximité
Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
Évolutions techniques et technologiques
Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune de moins de 3 500 habitants
Rattaché directement au maire ou à la mairesse
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, déplacements sur le territoire
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions
Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
Devoir de réserve et sens du service public
Relations fonctionnelles
Relations permanentes avec le public
Échanges permanents d'informations avec le maire ou la mairesse et le conseil municipal
Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique
Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Cadres d’emplois indicatifs
Secrétaires de mairie (Catégorie A, fillière administrative )
Attachées et attachés territoriaux (Catégorie A, fillière administrative )
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Assistance et conseil aux élues et élus
Élaboration des documents administratifs et budgétaires
Gestion des affaires générales
Accueil et renseignement de la population
Gestion des équipements municipaux

Compétences associées

Savoir-faire
Assistance et conseil aux élues et élus
Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
Conseiller les élues et élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Bâtir une relation de confiance avec le maire ou la mairesse
Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets
Élaboration des documents administratifs et budgétaires
Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs 
Préparer et suivre l'exécution du budget
Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
Gestion des affaires générales
Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire ou de la mairesse, et les actes d'état civil
Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
Accueil et renseignement de la population
Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)
Gestion des équipements municipaux
Planifier la gestion des locaux et des équipements
Définir les besoins en matériels et équipements
Évaluer le patrimoine et les risques
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
Procédures d'arbitrage budgétaire
Cadre réglementaire de la délégation de service public
Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil
Règles d'urbanisme
Techniques de gestion de conflits
Réglementation des ERP
Cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
Savoirs généraux
Techniques de communication et de négociation
Procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
Techniques d'écoute active et de médiation

Activités spécifiques

Gestion et suivi de dossiers spécifiques en direction du public (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires etc.)

Activités

Maîtrise d'œuvre de projets
Management de proximité
Gestion administrative des ressources humaines
Contrôle de la qualité des services rendus
Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences associées

Maîtrise d'œuvre de projets
Savoir-faire
Estimer le montant d'un projet, d'une opération
Programmer et planifier la réalisation de projets ou d'opérations
Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
Coordonner et contrôler l'exécution des projets et opérations et engager des actions correctives
Réceptionner et apprécier la conformité des réalisations
Recueillir les attentes des partenaires et organiser la concertation
Développer des logiques de coproduction de l'action publique
Rechercher, négocier et contractualiser des partenariats financiers, juridiques et techniques
Coordonner l'action de la collectivité avec celles des acteurs institutionnels partenaires
Savoir
Méthodes d'ingénierie de projets et de conduite d'opérations
Réglementation de la maîtrise d'ouvrage publique
Techniques et outils de planification
Procédures administratives liées à la conception et à la mise en œuvre d'opérations et de programmes
Méthodes et techniques et outils de recettage
Ingénierie des partenariats (délégation de service public, partenariat public/privé¿)
Logiques d'acteurs, principes et techniques de lobbying
Méthodes et techniques de concertation et de négociation
Cadre juridique et financier de la contractualisation entre acteurs
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
Techniques d'animation de réseaux
Management de proximité
Savoir-faire
Organiser et planifier les activités de l'équipe
Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
Prioriser ou hiérarchiser les interventions, contrôler leur réalisation
Réguler les relations conflictuelles et tensions au sein de l'équipe
Coordonner des équipes et transmettre des consignes
Organiser des réunions d'équipe
Formuler des propositions dans le cadre du projet de service (organisation, missions, ressources)
Conduire les entretiens professionnels annuels
Rendre compte auprès de la hiérarchie
Savoir
Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
Gestion administrative des ressources humaines
Savoir-faire
Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
Participer aux procédures de recrutement
Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Savoir
Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
Plan de formation de la collectivité
Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
Contrôle de la qualité des services rendus
Savoir-faire
Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation
Réaliser des diagnostics et développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
Participer à la définition et à la mise en œuvre d'un programme d'actions qualité
Participer à une démarche d'Agenda 21
Contrôler l'exécution et la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les pièces du marché
Établir des rapports et bilans d'activités
Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
Savoir
Démarches et procédures de qualité et de certification
Méthodes d'analyse, d'audit, de contrôle et de diagnostic
Tableaux de bord et indicateurs
Procédures de contrôle
Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Savoir-faire
Participer à la politique de prévention de la collectivité
Réaliser une évaluation sur les niveaux de risques professionnels et sur les RPS
Proposer des solutions techniques et matérielles en conformité avec la réglementation HSST
Développer des actions d'information, de formation et de prévention sur les risques professionnels et sur les RPS
Contribuer à la réalisation et à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels
Mettre en oeuvre les procédures relatives au non-respect des règles HSST et à la mise en conformité d'un équipement, d'un chantier, d'une situation de travail
Savoir
Règlementation et procédures en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail
Méthodes et outils de la prévention
Méthode d'évaluation des risques professionnels et des RPS, d'accidentologie
Ergonomie, sécurité, hygiène
Fonctionnement et attributions du CHSCT