Responsable des affaires générales

Métier
Définition
Assiste et conseille la direction générale de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élues et élus. Apporte aux élues et élus des arguments stratégiques d'aide à la décision
Autres appellations
Directeur ou directrice des affaires générales
Responsable du secrétariat général
Responsable du service des assemblées
Responsable des affaires générales et des moyens
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Développement des politiques publiques globales et transverses
Réforme territoriale et intercommunalité
Développement des logiques de coopération avec la préfecture
Nouvelles compétences des communes issues de la loi 2016-1947 de modernisation de la justice du 21ème siècle (PACS, changements de nom...)
Entrée en vigueur du système de répertoire électoral unique
Évolutions organisationnelles et managériales
Dématérialisation des procédures (COMEDEC)
Développement du management transversal par projet et par objectif, et des démarches qualité et relatives au développement durable
Évolutions techniques et technologiques
Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune (plus de 3 500 habitants), département, région, structure intercommunale
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Généralement rattaché à la direction générale des services
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, déplacements sur le territoire
Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité
Devoir de réserve et sens du service public
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
Relations fonctionnelles
Relations fréquentes avec le public, notamment dans le cadre des établissements publics
Échanges permanents d'informations avec la direction générale et l'élu ou l'élue, en charge du secteur d'activité
Relations avec l'ensemble des services (comité de direction, suivi de dossiers transverses)
Relations avec d'autres collectivités (intercommunalité), partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations en fonction des domaines d'activités
Représentation de la direction générale et de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
Spécialisations
En fonction de la taille et du type de collectivité
Cadres d’emplois indicatifs
Attachées et attachés territoriaux (Catégorie A, fillière administrative )
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités

Gestion budgétaire et comptable
Gestion administrative
Sécurisation juridique
Gestion patrimoniale et logistique
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
Évaluation de la qualité des services

Compétences associées

Savoir-faire
Gestion budgétaire et comptable
Préparer et suivre l'exécution du budget
Établir des rapports en matière budgétaire et comptable
Effectuer des analyses financières et établir des synthèses et rapports
Affecter des crédits par secteurs ou départements
Établir et mettre à jour des tableaux d'amortissement
Gérer les engagements et liquidations de dépenses
Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet
Élaborer et analyser un plan de financement
Gestion administrative
Veiller au respect de la réglementation
Assurer une veille juridique et réglementaire
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Coordonner l'élaboration du rapport d'activité
Rédiger les documents administratifs
Sécurisation juridique
Sensibiliser les élues et élus, et les services sur les risques encourus par la collectivité
Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
Gestion patrimoniale et logistique
Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
Superviser l'entretien et la maintenance des biens
Planifier et suivre la gestion des travaux d'entretien
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques) pour garantir un fonctionnement optimal
Réaliser un inventaire
Mettre en place des stratégies d'écoresponsabilité
Planifier la gestion des locaux ou matériels
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
Évaluation de la qualité des services
Réaliser un diagnostic
Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus
Vérifier la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les marchés (CCTP, DCE, etc.)
Établir des rapports et bilans d'activités
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
Contrôler les ratios de qualité, de coût et de délai de réalisation
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Procédures d'attribution et arbitrage budgétaire
Modalités d'application du code des marchés publics
Procédures d'appels d'offres et d'achat public
Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale
Procédures administratives
Procédures de contrôle des actes
Mise en place d'un pré-contrôle de légalité
Techniques de planification
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité
Techniques d'analyse et de diagnostic
Outils d'aide à la décision
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse
Savoirs généraux
Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
Techniques et supports de communication

Activités spécifiques

Gestion de l'état civil
Organisation des élections
Gestion des équipements

Activités

Conseil, appui technique et organisationnel
Veille et observation sectorielle
Management intermédiaire
Maîtrise d'œuvre de projets
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Gestion administrative des ressources humaines
Organisation et animation des relations à la population

Compétences associées

Conseil, appui technique et organisationnel
Savoir-faire
Analyser et formaliser la demande de conseil
Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
Savoir
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Veille et observation sectorielle
Savoir-faire
Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
Analyser des informations et documents
Constituer et animer un réseau d'échange
Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Savoir
Techniques d'animation de réseaux
Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
Méthodes de collecte et traitement de l'information
Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
Réseaux professionnels d'information
Publications professionnelles
Management intermédiaire
Savoir-faire
Réaliser un diagnostic de direction ou de service
Organiser la concertation autour d'un projet de direction ou de service
Conduire un projet de direction ou de service
Organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions de direction ou de service
Définir les besoins fonctionnels du système d'information et des applicatifs de gestion
Rédiger et communiquer des directives et notes de service
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de la direction ou du service
Piloter, suivre et évaluer les activités des agents
Harmoniser les méthodes de travail entre services et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
Anticiper et réguler les conflits
Organiser la diffusion de l'information au sein de la direction ou du service
Conduire les entretiens professionnels annuels
Évaluer les besoins de formation de la direction ou du service
Engager une procédure disciplinaire
Savoir
Sociologie des organisations et conduite du changement
Management par projets et objectifs
Principes et mise en œuvre d'un projet de direction ou de service
Organisation des services de la collectivité
Outils de gestion et de suivi de l'activité
Outils de travail collaboratif
Principes et techniques de médiation et de résolution de conflits
Techniques d'animation et pilotage des équipes
Maîtrise d'œuvre de projets
Savoir-faire
Estimer le montant d'un projet, d'une opération
Programmer et planifier la réalisation de projets ou d'opérations
Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
Coordonner et contrôler l'exécution des projets et opérations et engager des actions correctives
Réceptionner et apprécier la conformité des réalisations
Recueillir les attentes des partenaires et organiser la concertation
Développer des logiques de coproduction de l'action publique
Rechercher, négocier et contractualiser des partenariats financiers, juridiques et techniques
Coordonner l'action de la collectivité avec celles des acteurs institutionnels partenaires
Savoir
Méthodes d'ingénierie de projets et de conduite d'opérations
Réglementation de la maîtrise d'ouvrage publique
Techniques et outils de planification
Procédures administratives liées à la conception et à la mise en œuvre d'opérations et de programmes
Méthodes et techniques et outils de recettage
Ingénierie des partenariats (délégation de service public, partenariat public/privé¿)
Logiques d'acteurs, principes et techniques de lobbying
Méthodes et techniques de concertation et de négociation
Cadre juridique et financier de la contractualisation entre acteurs
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)
Techniques d'animation de réseaux
Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
Savoir-faire
Optimiser et dématérialiser les procédures administratives
Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Superviser l'instruction et le suivi des contentieux
Superviser la rédaction des documents et des actes administratifs
Contrôler la légalité et l'application des actes administratifs
Participer à l'élaboration des cahiers des charges et pièces du marché public
Élaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et entreprises
Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché
Savoir
Droit public
Finances publiques
Code général des collectivités territoriales
Code des marchés publics
Procédures et écrits administratifs
Procédures financières et budgétaires
Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
Savoir-faire
Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
Suivre et contrôler l'exécution du budget
Renseigner des outils de pilotage, de suivi et de bilan
Rechercher des financements, s'adapter aux contraintes financières et aux conditions d'éligibilité des projets
Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet
Savoir
Principes des finances publiques, de la gestion financière, budgétaire et comptable
Notions de comptabilité analytique
Règles et procédures de subventionnement des projets
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion
Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Savoir-faire
Participer à la politique de prévention de la collectivité
Réaliser une évaluation sur les niveaux de risques professionnels et sur les RPS
Proposer des solutions techniques et matérielles en conformité avec la réglementation HSST
Développer des actions d'information, de formation et de prévention sur les risques professionnels et sur les RPS
Contribuer à la réalisation et à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels
Mettre en oeuvre les procédures relatives au non-respect des règles HSST et à la mise en conformité d'un équipement, d'un chantier, d'une situation de travail
Savoir
Règlementation et procédures en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail
Méthodes et outils de la prévention
Méthode d'évaluation des risques professionnels et des RPS, d'accidentologie
Ergonomie, sécurité, hygiène
Fonctionnement et attributions du CHSCT
Gestion administrative des ressources humaines
Savoir-faire
Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
Participer aux procédures disciplinaires et apporter des éléments d'arbitrage et de décision
Participer aux procédures de recrutement
Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Savoir
Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
Techniques d'entretien, de recrutement et d'évaluation des agents
Plan de formation de la collectivité
Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
Organisation et animation des relations à la population
Savoir-faire
Organiser des dispositifs d'information et d'accueil des usagers
Organiser des dispositifs de concertation et de participation sur les projets de la collectivité
Évaluer et optimiser la qualité de l'interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l'usager
Réaliser des supports de communication
Concevoir et animer des réunions d'information
Coordonner les différents partenaires et intervenants des actions d'information
Communiquer en situation de crise
Organiser et mettre en œuvre un dispositif d'accueil du public
Concevoir des dispositifs de recueil des demandes de la population
Prévoir les modalités de régulation avec les usagers et organiser des dispositifs de médiation usagers/administration
Savoir
Cadre réglementaire de la concertation publique
Dispositifs et méthodes de participation des habitants
Outils et supports de communication
Techniques de communication et de négociation
Gestion de crise
Principes et modes d'innovation publique (co-conception, co-développement, design d'usage¿)