Officier ou officière d'état civil

Métier
Définition
Instruit et constitue les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Assure l'accueil physique et téléphonique du public
Correspondances avec les autres répertoires
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Obligation d'information des usagers sur les évolutions réglementaires
Nouvelles législations spécialisées
Évolutions socio-économiques
Évolution du motif de la demande sociale
Évolutions techniques et technologiques
Développement de l'e-administration
Types d’employeurs et services d’affectation
Commune
Généralement rattaché aux services de l'état civil ou de la population
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau et guichet d'accueil ; seul dans les petites communes
Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur ou de la procureure en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis)
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
Facteurs de pénibilité
Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité
Relations fonctionnelles
Contacts directs avec le public
Travail en équipe avec d'autres officières et officiers d'état civil
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux (aide sociale à l'enfance)
Collaboration avec la préfecture, le procureur et le parquet civil
Relations avec le ministère de la Justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Contrôle de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés)
Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
Spécialisations
En fonction de la taille de la collectivité et de la présence sur le territoire de maternité ou établissement d'accueil pour personnes âgées ; livret de famille, numérisation, mentions
Cadres d’emplois indicatifs
Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C, fillière administrative )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Activités

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Accueil et renseignement du public
Établissement des dossiers de mariage
Tenue administrative des registres d'état civil

Compétences associées

Savoir-faire
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Accueil et renseignement du public
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Expliquer l'indivisibilité de la filiation
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Établissement des dossiers de mariage
Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre
Tenue administrative des registres d'état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
Progiciel de gestion de l'état civil
Notions de généalogie
Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
Procédures relatives aux formalités administratives
Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
Droit des étrangers résidant sur le territoire
Tenue des registres
Tribunaux (TI, TGI)
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
Savoirs généraux
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute

Activités spécifiques

Préparation des mariages
Délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
Appréciation du certificat médical en cas de décès
Formation des officières et officiers d'état civil